JETZT NEU: Fernsignaturen mit DIGISign
Bisher wurden die erforderlichen Unterschriften direkt vor Ort auf einem signotec Unterschriftenpad geleistet. Seit November 2021 ist es nun auch möglich, sogenannte „Fernsignaturen“ oder „Fernunterschriften“ über DIGISign einzuholen. Dabei wird das Dokument mit Unterzeichner:innen geteilt, die sich nicht vor Ort befinden, Ihre Unterschrift somit aber zeit- und ortsunabhängig leisten können. Dies geschieht ganz einfach in vier Schritten:
Schritt 1: Dokument auswählen
Das Dokument wird, wie üblich, im DMS ausgewählt und der Bereich für die Unterschrift festgelegt.
Schritt 2: Kontakt wählen und versenden
Der gewünschte Kontakt kann direkt aus den Stammdaten des Mandanten ausgewählt oder manuell eine E-Mail-Adresse eingetragen werden. Die Einladung zur Unterschrift wird dem Kontakt per E-Mail zugestellt.
Schritt 3: Status der Unterschriften überwachen
In DIGISign können Sie den Status der einzelnen, zur Fernunterschrift freigegebenen, Dokumente jederzeit einsehen.
Schritt 4: Revisioniert ablegen
Das Dokument wird nach dem Leisten aller erforderlichen Unterschriften als Revision des ursprünglichen Dokuments im DMS abgelegt.
Die neue Funktion wird über die webbasierte Anwendung „signoSign/Universal“ von signotec bereitgestellt. Die Unterschrift kann wahlweise im Browser per Unterschriftenpad oder auf jedem Smartphone oder Tablet erfolgen. DIGISign unterstützt dabei nach wie vor vollumfänglich alle DATEV-Ablagesysteme (DATEV DMS Classic, DATEV DMS sowie die DATEV digitale Dokumentenablage). Dokumente können zur Unterschrift individuell selektiert werden. Der Zugriff auf in DATEV gespeicherte Kontakte ermöglicht zudem einen sehr einfachen Versand der Dokumente auf Basis der im System hinterlegten Daten. Die Überwachung des Status sowie die Rückführung als Revision in das DMS finden dabei komplikationslos direkt aus DIGISign heraus statt.
Die hohen Sicherheitsstandards der signotec haben auch in Zusammenhang mit dieser Online-Lösung selbstverständlich unverändert Priorität. Bei jeder auf diese Weise geleisteten Unterschrift handelt es sich um eine ISO- und eIDAS-konforme fortgeschrittene elektronische Signatur, welche somit eindeutig dem Unterzeichner zuordbar ist. Darüber hinaus werden, wie gehabt, bei allen kompatiblen DATEV Ablagesystemen entsprechende Revisionen zu den Dokumenten automatisch abgelegt.
Dokumente digital signieren und ablegen – ob vor Ort oder online – DIGISign ist eine sehr flexible Lösung für jede Kanzlei. So können nicht nur digital-analoge Medienbrüche vermieden werden, sondern auch der Papierverbrauch reduziert und das moderne sowie digitale Image der Kanzlei erhöht werden.
Sie möchten mehr über DIGISign und dessen Einsatzmöglichkeiten erfahren? Hier können Sie sich für die kostenlosen Webinare der DATEV Österreich anmelden: https://www.datev.at/veranstaltungen/
Sie möchten direkt mit DIGISign loslegen oder sind bereits DIGISign Nutzer und interessieren sich für die Möglichkeit der Fernsignaturen? Hier können Sie direkt mit der DATEV Österreich Kontakt aufnehmen: https://www.datev.at/produktanfrage/?produkt=DIGISign
Die signotec GmbH ist führender Hersteller von Hard- und Software zur Signatur elektronischer Dokumente. Seit der Gründung im Jahr 2000 hat signotec sich zum weltweiten Technologieführer entwickelt, auf den zahlreiche und namhafte Referenzen aus verschiedensten Branchen vertrauen. Das Portfolio der signotec GmbH umfasst unterschiedliche Unterschriftenpads sowie umfangreiche Softwarelösungen für das stationäre und mobile Unterschreiben einschließlich Fernsignaturen. Das Besondere daran: Alle Produkte überzeugen durch die konkurrenzlose, in Deutschland gefertigte Qualität. Darüber hinaus zeichnen sie sich durch einzigartige und patentierte Sicherheitsmechanismen aus, die den Schutz der biometrischen Daten und der Dokumentenintegrität gewährleisten.
Die Hard- und Softwarekomponenten sind perfekt aufeinander abgestimmt und garantieren ein einmaliges, datengeschütztes Zusammenspiel. Zeit- und ortsunabhängig digital unterschreiben, Personen authentifizieren oder rechtssichere Dokumente erstellen – all das wird mit den Signaturlösungen von signotec noch einfacher und sicherer. Die Unterschrift erfolgt direkt im elektronischen Dokument, sodass zeit- und kostenintensive Medienbrüche zwischen digital und analog vermieden werden. Die elektronischen Dokumente werden mit der digitalen Signatur geschützt, sind eIDAS-konform und können mühelos in ihrer Echtheit verifiziert werden.
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