Einfache und effektive Prozesse im Vertrieb

Von der 1-Mann Firma zum internationalen Player

Das Factoring Unternehmen startete 1996 als 1-Mann-Firma und ist heute bei den konzern- und bankenunabhängigen Factoring-Instituten Marktführer in Deutschland. Neben dem deutschen Mutterunternehmen mit Hauptsitz in Wiesbaden/Hessen zählen noch Tochtergesellschaften in Österreich, Schweiz, Schweden sowie Slowenien zur Gruppe des Finanz-Dienstleisters.

So individuell wie ein Fingerabdruck

Jede Finanzsituation ist so individuell wie ein Fingerabdruck. Die A.B.S. Global Factoring hat es sich zur Aufgabe gemacht, genau diesen finanziellen Fingerabdruck eines Unternehmens unter die Lupe zu nehmen. Durch den Kauf von Forderungen unterstützt der Mittelständler Firmen, liquide zu bleiben und ihren tagtäglichen Geschäften nachzugehen. Dafür ist ein professionelles CRM die beste Arbeitsgrundlage für den Finanz-Dienstleister.

Mehr Effizienz für Vertrieb und Kundenbetreuung

Die Idee für ein neues CRM-System entwuchs der Unzufriedenheit mit dem vorherigen System. Das bis dato genutzte MS Dynamics als Desktoplösung war nicht auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und umständlich in der Handhabung. „Von der vertrieblichen Seite war das ehemalige System nur eine Adressverwaltung. Es waren keine Steuerung von Aktionen und auch keine vertrieblichen Auswertungen möglich. Wir haben aber durchaus den Anspruch und damit die Anforderung, dass ein System unseren Vertrieb sowohl steuern als auch kontrollieren kann“, berichtet Angela Hofmeister, Vertriebsmitarbeiterin bei A.B.S. Global Factoring. Auch die Abteilung der Kundenbetreuung nutzte bislang viele Excel Tabellen, um die notwendigen Steuerungsprozesse abzubilden, wie z.B. Übersichten zum Erhalt der betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) bis hin zu Geburtstagslisten. „Diese Excel- und Zettel-Wirtschaft sollte abgeschafft werden“, ergänzt Stefan Pütz, Leiter der IT-Abteilung.

Die richtige Partnerwahl

Genauso individuell wie die Finanzsituation ihrer Kunden, waren nun auch die Anforderungen der A.B.S. Global Factoring an eine neue CRM-Lösung. Nach der Sichtung von passenden CRM-Partnern hat sich der Finanzdienstleister für die Sellmore GmbH als Projektpartner entschieden. „Wir benötigten ein sehr starkes Customizing. Gerade im Bereich Factoring ist die Abbildung von komplexen Prozessen in einem CRM nicht so einfach aufzusetzen. Herr Oelsner, Key Account Manager von Sellmore, hat uns mit individuellen Lösungsvorschlägen und auch mit den Erfahrungswerten von anderen Projekten im Finanzbereich überzeugt“, begründet Stefan Pütz die Entscheidung. „Und zudem hatten wir das bessere Bauchgefühl.“

Vom Standard zur individuellen Lösung

Die CRM-Wahl fiel auf Sage CRM. Nachdem A.B.S. Global Factoring die internen Projektrollen verteilt hatte, fand der erste Workshop mit Sellmore statt. Gemeinsam definierten die Teilnehmer die Prozesse, die als wichtige Grundlage für das Customizing des CRMs dienten. „Bei dem Workshop zeigte uns Herr Oelsner, was Sage bereits im Standard kann und schärfte unseren Blick dafür, was wir noch benötigen“, erinnert sich IT-Leiter Pütz. So konnte sich das Team von A.B.S. Global Factoring anschließend Gedanken darüber machen, welches Maskenlayout gewünscht und welche Datensätze benötigt werden. Parallel dazu setzte Sellmore das Testsystem auf und begann mit der Entwicklung.

Die Schlüsselbegriffe: Kommunikation und clevere Integration

Gerade die Phase der Umsetzung von definierten Anforderungen bedarf viel und vor allem guter Kommunikation. An dieser Stelle erinnert sich die Vertriebsmitarbeiterin Angela Hofmeister: „Was ich persönlich sehr angenehm fand: Wir hatten Herrn Oelsner als zentralen Ansprechpartner. Die Rolle als Sprecher für Sellmore hat er sehr gut übernommen. Wir sind nicht aufgefordert worden, mit 35 verschiedenen Personen zu sprechen.“ Zu den A.B.S.-seitigen Anforderungen gehörten auch die Integrationen zu verschiedenen weiteren Business-Software-Systemen. Dazu zählen unter anderem das EMail-Marketing-Tool MailChimp, um An- und Abmeldungen des A.B.S.-Newsletters automatisiert ins CRM zu übertragen. Das sichert eine saubere Datenbasis sowie eine korrekte Abbildung der DSGVO-Anforderungen. Außerdem wurden der Exchange Server mit Office 365 für die Kalendersynchronisation sowie DocuWare für das Dokumentenmanagement integriert. „Und wir haben das Kontaktformular unserer Website in Sage integriert. Sobald Anfragen über das Formular eingehen, werden diese direkt als Interessent im CRM hinterlegt“, erklärt Stefan Pütz. Es galt also, viele To-dos zu erledigen, aber: „Wir hatten nie das Gefühl, allein gelassen zu sein. Herr Oelsner war immer für uns ansprechbar“, lobt Angela Hofmeister.

www.abs-global-factoring.de/
www.sellmore.de

Ziele und Anforderungen

• Individuelle Prozesse als Finanzdienstleister/Factoring automatisieren 
• Digitalisierung und Zentralisierung der Angebotslegung
• Automatisierte Erstellung von individuellen Konditionsvereinbarungen
• Verträge und Vertragsdaten zentralisieren
• Einführung Vertriebscontrolling
• Ablöse von MS Dynamics und diverser Excel-Listen
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Akzeptanz
• CRM Spezialisten finden, um individuelles Factoring Business abzubilden

Nutzen und Vorteile

• Schnellere Angebotserstellung
• Automatisierung der Kundenanliegen
• Höhere Transparenz in den Projekten
• Einfache und effektive Prozesse im Vertrieb
• betriebswirtschaftliche Kennzahlen zentralisieren
• individuelle Datensätze mit Abhängigkeiten
• systematische Verwaltung von Verträgen
• individuelles Berichtswesen
• zielgerichtete Kundenbetreuung

Projektdetails

• Nutzergruppen: Vertrieb, Marketing, Kundenbetreuung
• Integrationen zu: Outlook, Mailchimp, DocuWare, Web to lead
• CRM Nutzer: 50
• Produkt: Sage CRM

Keyfacts A.B.S. Global Factoring

• Branche: Factoring, Finanz-Dienstleister
• USP: Analyse der individuellen Finanzierungssituation, Expertise in Kauf von Forderungen
• Gründung: 1996
• 56 Mitarbeiter in Deutschland
• Standort: Wiesbaden / Hessen
• Weitere Standorte: Schweden, Österreich, Schweiz, Slowenien