Dokumentenmanagement: Digitalisierungsmehrwerte dank systemübergreifender Prozesse

Im Wissen um die großen wirtschaftlichen Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems bietet die GWS laufend neue Module und Erweiterungen an. Die Vorteile, die sich aus der Verknüpfung des DMS- und der ERPSysteme ergeben, gehen weit über die Funktionen eines normalen DMS hinaus und stellen einen besonderen Mehrwert des GWS-Angebotes für Kunden dar.

Automatisierung des Eingangsrechnungs-Erfassungsprozesses

Warenrechnungen können vollautomatisch durch das System vom E-Mail-Postfach bis zur Buchung in gevis ERP erfasst und angelegt werden. Über die gezielte Erfassung und Analyse der Belegdaten wird automatisch ein Bezug zu den im ERP-System hinterlegten Kunden-, Bestell- und Lieferdaten hergestellt. Ergänzend können nun auch Positionsdaten erfasst und ZUGFeRD-Rechnungen verarbeitet werden (z. B. bei der Erfassung von Streckenrechnungen). Bei vollständiger Übereinstimmung kann eine Rechnung automatisch in gevis ERP verbucht werden. Bei Differenzen oder fehlenden Angaben wird dies direkt sichtbar gemacht, so dass weitere Prüf- und Erfassungsaufgaben angestoßen werden können. Somit wurde die Extraktion buchungsrelevanter Daten optimiert und dadurch der Prüf- und Erfassungsaufwand weiter verringert – bis hin zu einer Vollautomatisierung der Rechnungserfassung.

Plattform- und endgeräteunabhängige Nutzung

Der neue Webclient d3.one bietet erhebliche Vorteile. Verknüpft mit gevis ERP lassen sich alle Aufgaben organisieren und umsetzen, die ein modernes Dokumentenmanagement heute erfüllen sollte. Von der Recherche bis zur Bearbeitung von Workflow-Aufgaben ist alles mit diesem browserbasierten Client möglich und das komplett plattform- und endgeräteunabhängig. Die Oberfläche und auch die Darstellung der zu bearbeitenden Dokumente passen sich dem Endgerät automatisch an. Die Nutzung ist damit über den Desktop, mit dem Tablet oder einem Smartphone an jedem Ort schnell und sicher möglich. Dafür reicht ein Internet-Zugang für die Nutzung aus und es gibt keinen Installations- und Updateaufwand auf den Clients mehr. Die massiven Vorteile, die sich daraus für den Nutzer ergeben, haben sich gerade erst beim coronabedingten Homeoffice gezeigt.

Digitalisierung durch Formular-Workflows und Vertragsmanagement

Erweitert wurden im Rahmen der DMS-Neuerungen auch der interne Formular- Workflow sowie das Vertragsmanagement.

Durch einen Formular-Workflow können vom Urlaubsantrag über den Reklamations- bis hin zum Beschaffungsantrag sämtliche Prozesse digitalisiert und abgebildet werden. Als vorgefertigte oder flexibel gestaltbare Vorlagen vorhanden, können sie von jedem berechtigten Mitarbeitenden abgerufen, ausgefüllt und zur Prüfung und Unterschrift an den Vorgesetzten oder entsprechenden Ansprechpartner weitergeleitet werden. Änderungen oder Freigaben lassen sich anhand von Markierungen und Eintragungen in speziellen Feldern des Workflows revisionssicher dokumentieren und archivieren. Über ein Workflow-Monitoring lässt sich außerdem feststellen, welche Abstimmungen aktuell im Umlauf sind und wo das Dokument gerade geprüft oder bearbeitet wird. Abstimmungen, die zuvor auf dem Papier-Weg sehr lange Wege hatten, beschleunigen sich massiv und die Bearbeitung wird transparent dokumentiert.

Mit dem Vertragsmanagement wird der gesamte Vertrags-Lebenszyklus abgebildet. Dabei werden die Verträge nicht nur revisionssicher archiviert und Vertragsakten gebildet, sondern es wird auch die Überwachung von Fristen sicher gestellt. Dafür können eigene Prüf-Workflows durch das Vertragsmanagement angelegt werden, so dass den verantwortlichen Mitarbeitenden die Verträge automatisiert, z. B. vor Ablauf von Kündigungsfristen, zur Prüfung vorgelegt werden. Informationen zum Vertrag können aktualisiert und neue Wiedervorlagen definiert werden oder er kann z.B. auf inaktiv gesetzt werden.