Fachkräftemangel: 4 Tipps, die Personalarbeit in Verwaltungen zu verbessern

Ist somit Entwarnung an der Personalfront der Verwaltung angesagt? Mitnichten! Ca. 26,9% bzw. 1.326.640 Mitarbeitende werden in den nächsten zehn Jahren aus der öffentlichen Verwaltung altersbedingt ausscheiden. Dazu kommt der aktuelle Fachkräftemangel in Bereichen wie Kindertagesstätten, Wissensarbeiter oder Pflege.

Verwaltungsspitzen und Personalämter werden eine Rakete zünden müssen wollen sie den Fachkräftemangel in den Behörden stoppen. Dringend notwendige Reformen im Personalmanagement sind notwendig damit die die Leistungsfähigkeit des Staates und das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit der Verwaltung erhalten bleibt.

„Niemand sollte mit Blick auf die fünf Millionen-Marke, die der öffentliche Dienst mit seinen Beschäftigten im letzten Jahr erstmals seit mehr als zwei Jahrzehnten wieder erreicht hat, dem Irrglauben verfallen, es sei ausreichend Personal für die Leistungen der Daseinsvorsorge vorhanden“, warnte dbb Chef Ulrich Silberbach am 29. Dezember 2022 in Berlin anlässlich der Veröffentlichung des „dbb Monitor Öffentlicher Dienst 2023“.

Mit einer strategischen Personalarbeit mit beschränkter Hoffnung wird sich die Personalnot nicht beheben lassen. Mit Weitblick und Mut müssen Führungskräfte die Verwaltung fit machen für die digitale und personalpolitische Zukunft. Doch wie?

Schiffbruch vermeiden: 4 Tipps, damit der Fachkräftemangel versandet

1. Zu Beginn steht die schonungslose Betrachtung der Wirklichkeit. Auf der Höhe der Zeit agiert, wer sich mit dem scheinbar trögen Thema ‚demographischer Wandel‘ dauerhaft beschäftigt. Welches Personal geht mit welcher Qualifikation wann in Pension? Welche Mitarbeitenden braucht man zukünftig wann in welcher Größenordnung?

Damit sind noch keine Fachkräfte gewonnen. Doch statt eines Blickes in die Glaskugel besteht Klarheit über den künftigen Bedarf.

Beispiel: Im Landratsamt Rastatt waren 2022 202 der 1226 Mitarbeitenden mindestens 60 Jahre alt. Der demographische Wandel kommt nicht überraschend.

2. „Die Menschen erwarten von den Verwaltungen einen ähnlichen Service, wie sie ihn von privaten Bestellungen im Netz kennen: Heute bestellt, morgen geliefert. Das müssen auch die Verwaltungen in der Zukunft leisten“, so der Präsident des Deutschen Städte- und Gemeindebundes, Erster Bürgermeister Dr. Uwe Brandl, und Hauptgeschäftsführer Dr. Gerd Landsberg.

Das Personal und potentiale Bewerberinnen und Bewerber erwarten vom Arbeitgeber Verwaltung modernste Organisationsstrukturen. Mobiles Arbeiten und zukunftsweisende PC-Ausstattung sind dabei nur Teile einer agilen Verwaltung. Wissensarbeiter streben nach individueller Weiterbildung statt Seminare von der Stange, Innovation, Führung auf Augenhöhe, Projektarbeit, Einarbeitung, E-Akte (Digitalisierung), neue Raumkonzepte, … Personalgewinnung alleine wird nicht mehr reichen. Neben zukunftsorientierten Organisations- und Arbeitswelten (New Work) sind regelmäßig aktualisierte Personalentwicklungspläne und ein digitales, weil vorgelebtes Personalmanagement notwendig.

3. Wie finden uns die passenden Bewerberinnen und Bewerber? Wie der Teufel das Weihwasser scheuen viele Verwaltungsspitzen und Personalverantwortliche den Ansatz von Markenanalyse und Markenstrategie. „Wir sind doch nicht Siemens oder Red Bull?“

Doch! Auch eine Kommunalverwaltung wird nicht umhin kommen sich über Stadtmarketing Gedanken zu machen. Wie stellt sich unsere Verwaltung künftig auf? Wofür stehen wir als Arbeitgeber (außer Gemeinwohl)? Wie gestalten wir Arbeit so, dass sie dauerhaft Sinn und Motivation stiftet?

Was können wir aus eigener Kraft tun? Wo brauchen wir Unterstützung? Stadtmarketing wird zwar kein Fass ohne Boden sein aber doch einen dauerhaften und gut finanzierten Haushaltstitel erfordern. Immer noch günstiger als Headhunter zu kontaktieren.

4. Welche Führungskultur ist notwendig damit Personalgewinnung und Mitarbeiterbindung der Generation Z gelingt?

Hebel umlegen beim Thema Quereinsteiger lautet ein Grundsatz. Dafür müssen Führungskräfte offen sein für Beschäftigte mit anderen beruflichen Lebenswegen und Denkweisen.

Moderne, agile Arbeitsmethoden wie Design Thinking, Hackathons, Experimente mit überschaubaren Änderungen, Barcamps, usw. sind Bestandteil einer Verwaltungskultur, die nicht nur Wissensarbeiter anlockt. Agilität – Im Kleinen anfangen: „Unter dem Motto „Junge Ideen für eine moderne Stadtverwaltung“ hat die Stadt Wiesbaden ein Innovationsteam aus Auszubildenden der Stadtverwaltung eingerichtet. Ziel ist es, dass Auszubildende im Rahmen ihrer Praktikaabschnitte sich mit ihren Ideen für eine moderne Verwaltung einbringen können, um diese Ideen dann selbstorganisiert und im Sinne von agilem Arbeiten pilotieren zu können. Neben tollen Ideen und neuen Blickwinkeln lernen die Auszubildenden die Grundzüge von Projektarbeiten kennen und setzen sich mit Themen der Digitalisierung auseinander.“, wirbt die hessische Landeshauptstadt.

Eine moderne und leistungsbezogene Führungskultur berücksichtigt die Wünsche der Generation Z und fördert noch stärker als in der Vergangenheit die individuelle Personalentwicklung.

Oben auf der Welle schwimmen Behörden mit einer zeitgemäßen Einarbeitung. Nicht ins kalte Wasser werfen, sondern die neu gewonnenen Fachkräfte mit einem strategischen Einarbeitungskonzept überzeugen fördert die Zufriedenheit der neuen Beschäftigten.

Ein agiles Führungshandeln begreift die digitalen Möglichkeiten als Chance und fördert kompromißlos mobiles und digitales Arbeiten. Fachkräftemangel lässt sich mit einer analogen Verwaltung nicht lösen. Die Generation Z hat Verwaltungen wie Estland oder Wien vor Augen. Keinen analogen Dinosaurier.

Auch Sie möchten die Personalnot in Ihrer Behörde angehen? Nutzen Sie die Expertise von Rolf Dindorf und sprechen Sie ihn an.