Checkliste für den Wechsel in die Legal Cloud: 7 Tipps, die Kanzleien bei der Cloud-Migration helfen

1. Strategie und Zielsetzung

• Bedarfsanalyse durchführen: Welche IT-Dienste und Anwendungen sollen neben der Kanzleisoftware in der Cloud verfügbar sein?
• Kostenanalyse erstellen: Vergleich der Kosten zwischen On-Premises und Cloud (z. Hosting, Wartung, Lizenzkosten, Neuanschaffung, Zeitaufwand der Betreuung, Arbeitsplatz-Computer müssen weniger Leistung haben (günstiger) da Rechenleistung in der Cloud erfolgt).
• Langfristige Strategie definieren: Skalierbarkeit, Erweiterbarkeit und zukünftige Bedürfnisse berücksichtigen. Insbesondere KI-Lösungen/-Erweiterungen für die Kanzleisoftware sollten in der Cloud verfügbar und smart angebunden sein.

2. Rechtliche und Datenschutz-Aspekte

• Prüfung der DSGVO-Konformität: Ist der Cloud-Anbieter DSGVO-konform?
• Rechenzentrum: Ist das Rechenzentrum nach DIN EN ISO 27001 zertifiziert?
• Datenübertragungsvereinbarungen: Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) mit dem Cloud-Anbieter.
• Speicherort der Daten: Sicherstellen, dass Daten in Deutschland gespeichert
• Rechtsanwaltsgeheimnis: Überprüfung, ob der Anbieter die Sicherheit für Berufsgeheimnisträger gewährleistet.

3. Technische Planung

• Bestandsaufnahme der IT-Infrastruktur: Welche Hardware, Software und Dienste werden aktuell genutzt?
• Kompatibilität prüfen: Sind bestehende Anwendungen mit der Cloud-Plattform kompatibel und können dorthin übernommen werden?
• Sicherheitsanforderungen festlegen: Für ausreichende Verschlüsselung und Sicherheit
• Netzwerkanforderungen prüfen: Verfügbarkeit der Internetbandbreite prüfen und Upgraden. 

4.  Auswahl des Cloud-Anbieters

• Anbieter evaluieren: Am besten eignen sich spezialisierte Anbieter für Rechtsanwälte.
• Dienstleistungsumfang: Welche Services (z. Backup, Monitoring, Update und Wartung der Kanzleisoftware) bietet der Anbieter an?
• Sicherheitszertifikat und Standard prüfen: ISO 27001-Zertifizierung und redundante Standorte in Deutschland sollten verfügbar sein – ebenso eine 100%ige EU-DSGVO-konform
• Kundensupport: Verfügbarkeit und Qualität des Supports prüfen. 

5. Migrationsplanung

• Kanzleidatenbestand: Alle Aktendaten Termine, Fristen, Beteiligte Personen, Abrechnungen und Dokumente, müssen in der Kanzleisoftware in der Cloud verlässlich vorhanden sein.
• Datenklassifikation: Kritische, sensible und weniger wichtige Daten Tipp: Bei dieser Gelegenheit, lässt sich auch gleich eine Datenbereinigung durchführen.
• Backup erstellen: Vollständige Sicherung aller Daten vor der Am besten wird dies vom Cloud-Dienstleister gewährleistet.
• Zeitplan erstellen: Festlegung von Ausfallzeiten und Kommunikationsplan mit den Hier sollte der Cloud-Dienstleister federführend sein.

6. Sicherheitsmaßnahmen

• Identitäts- und Zugriffsmanagement: Rollenbasierte Zugriffsrechte definieren und
• Verschlüsselung aktivieren: Datenverschlüsselung für Speicherung und Übertragung
• Backup und Wiederherstellung: Automatische Backups und Notfallpläne
• Bei allen drei vorangegangen Punkten sollte der ausgewählte Dienstleister ein entsprechendes Konzept

7. Schulung und Anpassung

• Mitarbeiterschulungen: Einführung in die Nutzung der Cloud-Umgebung sowie
• Dokumentation bereitstellen: Anleitungen zur Verfügung
• Supportstruktur aufbauen: Interne und externe Ansprechpartner für IT-Probleme