Anforderung von Belegen: Was darf das Finanzamt?

Hintergrund: DSGVO

Die Klägerin gab in ihrer Einkommensteuererklärung Einkünfte aus der Vermietung und Verpachtung diverser Immobilien an. Daraufhin verlangte das Finanzamt Kopien der aktuellen Mietverträge, der Nebenkostenabrechnungen sowie der Nachweise über Erhaltungsaufwendungen von ihr. Die Klägerin kam der Forderung des Finanzamts nicht nach. Sie verweigerte die Vorlage der angeforderten Unterlagen mit der Begründung, dass sie die Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen nicht ohne Einwilligung der Mieter an das Finanzamt weiterleiten könne. Ihrer Ansicht nach würde das gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verstoßen. Sie reichte daher lediglich eine selbst angefertigte Aufstellung der Mieteinnahmen und Nebenkosten ein.

Diese selbst angefertigten Aufstellungen der Steuerpflichtigen reichten dem Finanzamt jedoch nicht aus: Mit einem weiteren Schreiben verwies es die Steuerpflichtige auf ihre Mitwirkungspflichten bei der Bearbeitung der Steuererklärung nach den Paragrafen 90, 93 und 97 der Abgabenordnung (AO). Dagegen legte die Klägerin erfolglos Einspruch ein. Der Bundesfinanzhof (BFH) gab dem Finanzamt nun recht (IX R 6/23).

So sieht es der BFH

Das Finanzamt darf die Vorlage der Mietverträge von der Klägerin fordern, solange es die Vorgaben der DSGVO einhält. Diese Mitwirkungspflichten regelt AO (Paragraf 97 Abs. 1, S. 1 AO). Steuerpflichtige wie die Vermieterin sind demnach dazu verpflichtet, dem Finanzamt die Unterlagen vorzulegen, wenn es diese fordert. Die Entscheidung darüber, welche Unterlagen für die Bearbeitung der jeweiligen Steuererklärung oder des jeweiligen steuerlichen Sachverhalts notwendig sind, liegt bei der Verwaltung. Im vorliegenden Fall konnten die selbst angefertigten Aufstellungen der Klägerin die Vorlage der Mietverträge nicht ersetzen.

Der BFH hielt die Zustimmung der Mieter zur Weitergabe der Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen als nicht notwendig. Die Übersendung der Mieterverträge an das Finanzamt verstoße nicht gegen die Regelungen der DSGVO.

Als weitere Begründung nannte der BFH, dass das Finanzamt Dritte erst dann hinzuziehen könne, wenn der Steuerpflichtige selbst keine Auskunft geben kann. Im verhandelten Fall dürfte das Finanzamt also die Mieterinnen und Mieter erst dann kontaktieren, wenn die Vermieterin als Steuerpflichtige nicht alle benötigten Angaben machen kann.

„Geben Steuerpflichtige das erste Mal eine Steuererklärung mit einer Anlage V ab, dann fordert das Finanzamt regelmäßig die Mietverträge an“, sagt Ecovis-Steuerberater Axel Beck in Schwerin. „So will das Finanzamt sichergehen, dass es Fälle, in denen eine Wohnung beispielsweise verbilligt überlassen wird, nicht übersieht“, so der.