Pflicht zur E-Rechnung ab 2025: Word und Excel für Rechnungen passé!

• ● Ab 1. Januar 2025: Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in strukturiertem Format.
  ● Übergangsregelungen bis Ende 2025: Papierrechnungen und nicht-standardisierte elektronische Rechnungen erlaubt, mit Zustimmung des Empfängers.
  ● WISO MeinBüro: Umfassende SaaS-Lösungen für rechtskonforme E-Rechnungen.

Mit dem Wachstumschancengesetz steht eine Revolution im Bereich der Rechnungsstellung bevor: Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt Rechnungen in einem strukturierten Format elektronisch erstellen und übermitteln – Word und Excel sind dann nicht mehr nutzbar. Diese elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) müssen den Anforderungen des neuen Formats entsprechen.

Zahlreiche Änderungen für Unternehmen Um als E-Rechnung anerkannt zu werden, muss die Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten, wie z. B.

● den vollständigen Namen,
● die Anschrift des Rechnungsausstellers und -empfängers,
● das Rechnungsdatum,
● eine fortlaufende Rechnungsnummer,
● die Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen,
● den Rechnungsbetrag und
● den anzuwendenden Umsatzsteuersatz.

Hinzu kommen neue Pflichtangaben, wie z. B. die explizite Angabe der Rechnungsart sowie die Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Zusätzlich müssen die E-Rechnungen einem spezifischen technischen Format entsprechen – der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931). Einfache Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme wie Word oder Excel reichen hierfür nicht aus, weshalb der Einsatz einer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware notwendig ist.

Übergangsregelungen erlauben es, bis Ende 2025 für B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen zu verwenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind in diesem Zeitraum noch zulässig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Es ist zu beachten, dass die elektronische Rechnungsstellung nicht für alle Unternehmen verpflichtend ist. Kleinbetragsrechnungen, also Rechnungen mit einem Bruttobetrag bis 250 Euro, und bestimmte steuerfreie Umsätze können weiterhin in Papierform übermittelt werden.

Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile. Einer der größten ist die Kostenersparnis, da weniger Geld für Papier, Druck, Porto und Lagerung ausgegeben werden muss. Zudem verringert sich der Bedarf an manuellen Eingriffen und Arbeitsaufwand, was ebenfalls Kosten spart. Die Effizienz wird gesteigert, da Rechnungen schneller verarbeitet und Zahlungen schneller abgewickelt werden können, dank der automatisierten Datenübertragung und Buchhaltung. Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung von Fehlern, da manuelle Eingabefehler minimiert werden und klare, standardisierte Formate verwendet werden. Zudem ist die E-Rechnung umweltfreundlicher, da sie den Papierverbrauch senkt und somit einen Beitrag zur Nachhaltigkeit und zum Umweltbewusstsein leistet.

WISO MeinBüro als Lösung für rechtskonforme E-Rechnungen

Die elektronische Rechnung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung und erleichtert den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen. Ziel ist es, Prozesse effizienter zu gestalten und Fehlerquellen zu minimieren. Fin Glowick, CRO von WISO MeinBüro dazu: „Um die Umstellung auf E-Rechnungen im operativen und strategischen Einkauf erfolgreich zu bewältigen, bietet WISO MeinBüro umfassende Lösungen an. Mit WISO MeinBüro können Unternehmen elektronische Rechnungen erstellen, übermitteln und den Datensatz auslesen sowie Datensätze leserlich machen, die ich von anderen Unternehmen als Eingangsrechnung bekomme. Unsere Buchhaltungssoftware unterstützt die strukturierten Formate und bietet eine sichere und effiziente Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Rechnungen. So können Fehler reduziert und Bearbeitungszeiten verkürzt werden.“

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WISO MeinBüro bietet ganzheitliche SaaS-Lösungen für den Bürobereich an, die als Websowie Desktopversion den Arbeitsalltag von kleinen Unternehmen erleichtern. Neben WISO MeinBüro sind WISO Steuer, WISO MeinVerein und finanzblick weitere bekannte Marken der Buhl-Gruppe, die mit über 800 Mitarbeitenden das größte inhabergeführte Software-Unternehmen Deutschlands ist. Mit ihrem eigenen, nach VdS-10.000-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland stellt Buhl sicher, dass sämtliche Kundendaten nach höchsten Sicherheitsstandards verschlüsselt und aufbewahrt werden.

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