Über 100-mal: Wie Kommunen in Baden-Württemberg die Kitaplatz- Anmeldung und -Vergabe digital vereinfachen

Eltern, die einen Betreuungsplatz für ihr Kind suchen, haben es oft nicht leicht: Sie müssen mühsam herausfinden, welche Einrichtungen infrage kommen und wann ein Platz für ihr Kind frei werden könnte. Konkret bedeutet das: Kitas abtelefonieren oder besuchen, sich auf Wartelisten setzen lassen, nachhaken und geduldig auf Antwort warten. Aber auch für die kommunale Verwaltung ist die faire und transparente Kitaplatzvergabe eine Herausforderung. Denn ohne digitale Lösung sind aktuelle Informationen zum Belegungsstand und zu freiwerdenden Plätzen nur schwer zu ermitteln. Ein Grund: Die Belegungs- und Vormerklisten von Kitas werden ganz unterschiedlich gepflegt. Statusänderungen zu vergebenen oder abgelehnten Plätzen müssen oft durch immer neue Nachfragen geklärt werden.

Zudem lassen sich viele Eltern bei mehreren Kitas vormerken. Bei einer Zusage versäumen sie dann aber, sich von anderen Wartelisten streichen zu lassen. Für die Kommune bedeutet das nicht nur viel Arbeit, sondern auch eine erschwerte Bedarfs- und Personalplanung. Und Eltern warten dadurch nicht selten länger auf einen Kitaplatz als eigentlich nötig. Kurz: Es fehlt die Übersicht.

„Wir haben heute zuverlässige Informationen“

Aber auch bei anderen Aufgaben, die im Zusammenhang mit der Kitaplatzvergabe stehen, wird in zahlreichen Amtsstuben noch mit Mitteln gearbeitet, die viel Zeit und Aufwand erfordern. Zeit, die dann fehlt, sich um Wichtigeres zu kümmern, etwa um Familien, die dringend persönliche Hilfe bei der Kitaplatzsuche benötigen. Die Dreisamtal-Gemeinden Stegen, Buchenbach und Kirchzarten haben in diesem Jahr die Kitaplatzvergabe und -verwaltung digitalisiert. Elke Bentheim, Fachstellenleiterin „Kinderbetreuung“ in Kirchzarten, weiß die Vorteile zu schätzen: „Schon kurze Zeit nach der Einführung erfolgten über 90 Prozent der Platzanmeldungen über das Elternportal von Little Bird. Wir haben heute in mehreren Bereichen deutlich weniger Aufwand, viel mehr Übersicht und zuverlässige Informationen. Nicht nur was die Kita-Belegung und Bedarfsplanung angeht, sondern auch im Hinblick auf die Betreuungsverträge, Beitragsberechnung oder die Abrechnung von Kindern aus Fremdgemeinden.“ In Horb am Neckar wurde Little Bird bereits 2015 eingeführt. Auch aus Sicht von Oberbürgermeister Peter Rosenberger hat sich die Digitalisierung gelohnt: „Für uns hat das System einen unschätzbaren Wert. Wir haben in Echtzeit immer die aktuellsten Daten und sind in der Lage, zu sagen: Heute ist der Bedarf so und in Zukunft wird er sehr sicher so sein. Den größten Vorteil haben die Eltern, die jetzt ganz entspannt und schnell über das Internet recherchieren, welche Angebote es gibt und wie die Situation vor Ort ist.“

Vieles wird durch die Digitalisierung erst möglich

Städte und Gemeinden können durch die Digitalisierung mit Little Bird zahlreiche Alltagsaufgaben vereinfachen oder sogar automatisieren. Stets systemweit aktuelle und einheitliche Daten, eine automatische Dubletten-Erkennung und ein durchgängig nachvollziehbares Vertragsmanagement sorgen für Transparenz und Übersicht. Eine Plausibilitätsprüfung der Elterneingaben bei der Online-Anmeldung wirkt fehlerhaften Datensätzen entgegen. Mithilfe eines Ranking- bzw.

Punktesystems kann die Platzvergabe objektiv und fair gestaltet werden kann. Die Kriterien dafür legen die Kommunen selbst fest. Ein automatischer Sperrmechanismus verhindert, dass manche Eltern mehrere Plätze angeboten bekommen und blockieren, während andere leer ausgehen oder unnötig lange auf ein Angebot warten müssen. Das digitale Verwaltungssystem von Little Bird verfügt zudem über verschiedene NutzerInnen-Profile. Ob kommunale Verwaltung, Träger oder Kita – die Beteiligten erhalten genau die Funktionen und Informationen, die sie für Ihre Arbeit brauchen.

Von Aalen bis Zimmern: der kleine Vogel landet in immer mehr Kommunen

Bereits über 100 Städte und Gemeinden in Baden-Württemberg setzen auf die Komplettlösung der Berliner Little Bird GmbH. Mit dabei sind zum Beispiel Aalen, Friedrichshafen, Freudenstadt, Ravensburg, Schwäbisch Gmünd, Singen, Überlingen oder Wangen im Allgäu. In diesem Jahr neu hinzu gekommen sind unter anderem Allensbach, Bad Herrenalb, Philippsburg und Langenargen.

Bundesweit arbeiten rund 400 Kommunen mit Little Bird. Das Unternehmen wurde 2009 von Anke Odrig gegründet, weil sie als Mutter selbst erfahren musste, wie kompliziert der Weg zu einem Betreuungsplatz für das eigene Kind sein kann. Aus dem Start-up ist inzwischen der führende Spezialist in diesem Bereich geworden.

Warum Little Bird so gut bei den Kommunen ankommt, weiß Elke Bentheim: „Das System bietet viel und ist nutzerfreundlich. Außerdem konnte es flexibel und schnell in unserer Gemeinde umgesetzt werden. Und auch das Preis-Leistungs- Verhältnis hat uns überzeugt. Besonders gut gefällt uns zudem der Support, der uns bei unseren Anliegen schnell und kompetent weiterhilft“.

Digitalisierung 1.0 ist zu wenig

Wie bei anderen kommunalen Digitalisierungsmaßnahmen, ist es auch bei der Kitaplatzvergabe und -verwaltung erfolgsentscheidend, dass die Lösung nicht zu kurz greift. So bieten zwar viele Kommunen inzwischen Online-Formulare für die Kitaplatz-Anmeldung. Die Inhalte dieser Formulare müssen dann aber händisch in bestehende Systeme oder Excel-Listen übernommen werden. Die Digitalisierung sorgt so bestenfalls bei den Eltern für etwas Vereinfachung bei der Anmeldung. Die Aufgaben der Kommunen können so aber sogar erschwert werden. Dabei ist die Kitaplatz-Verwaltung geradezu prädestiniert für eine digitale Lösung. Denn ganzheitlich umgesetzt, können die verschiedenen Informationen einheitlich zusammengeführt, übermittelt und systemweit bearbeitet werden. „Mit unserer langjährigen Erfahrung im Bereich E-Government suchten wir eine Lösung, die sowohl das komplette System abbildet als auch unsere Spezifikationen erfüllt. Uns hat letztendlich überzeugt, dass Little Bird sich komplett auf diese Lösung konzentriert und sich stark an den Bedürfnissen von Verwaltung, Kindergartenleitung und Eltern orientiert hat“, begründete Stefan Dunkenberger von der Stadt Friedrichshafen bei der Einführung des Systems die Entscheidung für Little Bird.

Schnittstellen sind ein Muss

Damit auch die Zusammenarbeit mit anderen Beteiligten klappt, muss auch an deren digitale Anbindung gedacht werden. Die Lösung von Little Bird bietet deshalb Schnittstellen zu gängiger Fremdsoftware wie KitaPlus oder NH Kindergartenverwaltung. Dadurch können zum Beispiel freie Träger, die eine andere Software nutzen, leicht mit dem kommunalen System vernetzt werden. „Für Kommunen ist es wichtig, dass auch die Zusammenarbeit mit Trägern und Kita- Leitungen gut klappt. Little Bird bietet deshalb jeder Nutzergruppe die passende Lösung. Und für die, die bereits eine eigene Software haben, stehen Schnittstellen zur Verfügung“, erklärt Patrick Wittstock, der als Projektleiter bereits zahlreiche Kommunen in Baden-Württemberg bei der Digitalisierung dieser Aufgabe begleitet hat. Neben Schnittstellen zu anderer Kita-Software ermöglicht Little Bird auch die Datenübermittlung an Abrechnungssysteme wie DATEV, SAP und Sage oder die Statistikmeldung an das baden-württembergische Meldesystem Kita-Data- Webhouse (KDW) – einfach per Knopfdruck.

Spezielle App für Kinderbetreuungseinrichtungen

Auch zahlreiche Aufgaben im Kita-Alltag lassen sich digital einfacher lösen. Deshalb verwenden heute auch viele Kitas bereits die KIKOM Kita-App: Sie ermöglicht zum Beispiel den Versand von Mitteilungen direkt auf das Smartphone der Eltern. Sie verfügt zudem über eine integrierte Direktübersetzung in 30 Sprachen und vereinfacht damit die Kommunikation mit fremdsprachigen Müttern und Vätern.

Alle Kita-Termine sind in einem Kalender jederzeit einsehbar. Eltern können die App aber auch nutzen, um ihr Kind krankzumelden oder Zustimmungen zu erteilen. Mit der KIKOM Kita-App lassen sich darüber hinaus Anwesenheitszeiten erfassen, virtuelle Elterngespräche und Elternabende durchführen oder Dokumente digital zustellen und unterzeichnen. Die für Eltern kostenfreie KIKOM Kita-App ist ein Produkt der InstiKom GmbH, einem Little Bird- Tochterunternehmen.

Neue Herausforderungen stehen bevor

Auch wenn das Online-Zugangsgesetz (OZG) künftig keine verbindlichen Fristen mehr vorsehen soll, bleibt die Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben eine der großen Herausforderungen für Kommunen. Zum einen, weil effiziente Abläufe in Zeiten von Personalmangel immer wichtiger werden. Zum anderen, weil neue Aufgaben bereits vor der Tür stehen: So soll es zum Beispiel ab 2026 einen Rechtsanspruch auf Hortbetreuung für Grundschulkinder geben. Die Digitalisierung schafft hier zwar keine neuen Betreuungsplätze. Sie kann aber viel dazu beitragen, dass Kommunen ihren Aufgaben weiterhin bürgernah gerecht werden.