Das Beste aus zwei Welten

Der Handel von Kunststoffkleinteilen ist ein hart umkämpfter Massenmarkt. Wer auf Dauer bestehen will, benötigt innovative Vertriebswege und kurze Lieferzeiten. Einige mittelständische Unternehmen nutzen hierfür eine Shop-Software, haben diese aber selten in ihre Warenwirtschaftslösung integriert. Der Abgleich von Daten erfolgt dann manuell – was in der Regel sehr zeitaufwändig ist und häufig zu Fehlern führt. Bei steigendem Auftragsvolumen steht ein solches Vertriebssystem dann schnell vor dem Kollaps. Welche Vorteile es hingegen bringt, wenn Warenwirtschaftssystem und Shop-Lösung nahtlos zusammenarbeiten, zeigt das Beispiel der Günther Pulverich GmbH, kurz GPE.

GPE mit Sitz im mittelhessischen Dietzhölztal-Ewersbach ist ein Hersteller und Großhändler von Kunststoffkleinteilen und seit über 50 Jahren ein fester Partner des Eisenwarenhandels, der Industrie und des Handwerks. Mit über 5.000 Lagerartikeln erstreckt sich die Produktpalette von Standardartikeln wie Rohrkappen, Stopfen, Dübel, Befestigungs- und Klemmelemente, Unterlegscheiben und Abstandhaltern bis hin zu Sonderanfertigungen in jedweder Größe und Farbe.

„Gemäß unserem Slogan ‚Prompt, Pünktlich, Preiswert‘ beliefern wir unseren wachsenden Kundenstamm in Europa auf schnellstem Wege mit Ware. Dabei setzen wir auf Qualität ‚Made in Europe‘ sowie gute und nachhaltige Beziehungen zu unseren Kunden und regionalen Geschäftspartnern“, betont Dominic Herz, Mitglied der Geschäftsleitung bei GPE und verantwortlich für die Bereiche Personalführung, Finanzcontrolling und Zukunftsorientierung. „Wir wollen unsere Kompetenzen weiter ausbauen und setzen dafür konsequent auf Digitalisierung. Gemeinsam mit unserem langjährigen Digitalisierungspartner bwSoft und dem Schnittstellenspezialisten Daniel Peters ist es uns jüngst gelungen, einen B2B-Webshop mit direkter Anbindung an unser Warenwirtschaftssystem HS Auftragsbearbeitung zu realisieren. Auf diese Weise werden wir einerseits effizienter und transparenter in den Abläufen gegenüber unseren Kunden, andererseits sorgen wir auch langfristig für mehr Wirtschaftlichkeit am hart umkämpften Markt für Kunststoffkleinteile.“

Langjähriger Lösungspartner auf Augenhöhe

bwSoft ist ein Berater der ersten Stunde bei GPE. Der ebenfalls in Hessen ansässige Software-Dienstleister hat sich auf die Einführung und Betreuung von Lösungen der HS – Hamburger Software (HS) spezialisiert.

bwSoft zählt dabei zu den HS Kompetenz-Partnern, die das komplette Software-Portfolio des Herstellers betreuen – von der Warenwirtschaft und Dokumentenmanagement bis hin zu Rechnungswesen- und Personalwirtschaftslösungen.

„Das erste Projekt haben wir bereits 1993 mit GPE realisiert“, erinnert sich bwSoft-Geschäftsführer Harald Heuser. „GPE ist somit einer der langjährigsten und treuesten HS-Kunden.“

Der mittelständische Kunststoffspezialist fand schnell Gefallen an der neuen Art des Arbeitens – auf die Einführung der Warenwirtschaft folgte die Implementierung weiterer Systeme von HS, etwa für den Ein- und Verkauf sowie für Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung.

„Gerade bei KMU mangelt es häufig an der Bereitschaft, Veränderungen anzunehmen und sich auf neue Prozesse einzustellen“, weiß Harald Heuser aus zahlreichen Projekten. „Bei GPE war aber von Anfang an ein starker Wille vorhanden, Prozesse zu optimieren und sich digital zu verändern.“

Ein wichtiger Impulsgeber hierfür war der damalige Geschäftsführer Elmar Herz. „2012 haben wir gemeinsam die HS Digitale Personalakte eingeführt. GPE startete also mit Digitalisierung, lange bevor der Begriff zum Buzzword wurde“, erinnert sich Heuser.

Inzwischen ist durch Dominic Herz, den Schwiegersohn von Elmar Herz, ein Generationswechsel erfolgt, der den Digitalisierungsschub weiter begünstigte. Vor zwei Jahren entschied sich das Unternehmen für die Einführung des HS Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit elektronischer Archivierung. Zurzeit wird das System auf alle Bereiche im Unternehmen ausgeweitet. „Die Lösung lässt sich perfekt auf unsere Ansprüche skalieren. Die Datenschnittstellen und Übertragungsfunktionen sind dabei ein entscheidender Faktor – das funktioniert alles reibungslos“, so Dominic Herz.

Digitale Vertriebskanäle nutzen

Parallel zur DMS-Einführung laufen verschiedene Ausbaustufen des Webshops. GPE hatte bereits seit Längerem einen Webshop – bis vor kurzem mussten Bestellungen allerdings manuell in die Warenwirtschaft eingepflegt werden. „Ob geschäftlich oder privat: Wer heute etwas bestellt, möchte seine Ware am besten morgen schon in den Händen halten“, gibt Harald Heuser zu bedenken. „Eine hohe Lieferbereitschaft und Auskunftsfähigkeit bilden heute die Basis für gute und langfristige Kundenbeziehungen. Der beste Webshop bringt nichts, wenn die Prozesse dahinter nicht funktionieren“, so der HS Partner. Letztlich sei für den dauerhaften Erfolg eines Webshops die digitale Infrastruktur eines Unternehmens entscheidend. „Mit Daniel Peters holten wir deshalb einen erfahrenen E-Commerce-Experten mit ins Projekt.“

Herr über die Schnittstellen

Als selbstständiger Softwareentwickler und Berater unterstützt Daniel Peters Unternehmen bei der Integration von Systemen im E-Commerce- und ERP-Umfeld. Hierzu bietet er unter anderem im Rahmen des HS Ecosystems Schnittstellenlösungen an. „In der Regel lassen sich Unternehmen von ihrer Webagentur beraten“, so der Hamburger. „Die kennen sich meist mit ein oder zwei Shopsystemen gut aus und beraten natürlich auch in diese Richtung. Nicht selten sind diese Systeme aber für den B2B-Bereich eher ungeeignet, sodass vielfältige Schnittstellenanpassungen notwendig werden.“

Sein Rat lautet deshalb, sich vorab ganz konkret mit den Anforderungen auseinanderzusetzen, die später mithilfe des Webshops realisiert werden sollen. Für B2B-Großhändler sind etwa Staffelpreise und Rabattstufen relevant. Das Warenwirtschaftssystem von HS, mit dem GPE arbeitet, hinterlegt hierfür verschiedene Kundengruppen mit unterschiedlichen Preislisten und Konditionen. Manche Shopsysteme können diese aber nicht abbilden, ergo lassen sich diese Informationen auch über eine Schnittstelle nicht einspielen.

„Die Schnittstelle muss dafür sorgen, dass die Zuordnung der Preislisten zu den Kundengruppen reibungslos funktioniert und dementsprechend auch die jeweiligen Preise übertragen“, erläutert Daniel Peters. „Das war die größte Herausforderung bei GPE – denn separate Preise für unterschiedliche Produkte und Kunden führen zu einem deutlich umfangreicheren Datentransfer, als wenn jeder Kunde dieselbe Preiszuordnung hat.“

Preise und Verfügbarkeiten direkt abfragen

Die zweite Herausforderung war, dass das Warenwirtschaftssystem bei GPE Brutto- und Nettopreise vorhält. Mithilfe der Schnittstelle werden diese Informationen und die dazugehörigen Preislisten nun nahtlos in den Shop übernommen. Artikelmengen und Verfügbarkeiten werden den Webshop-Besuchern über ein Ampelsystem angezeigt, d.h. die Lagerbestände verändern sich synchron zum Auftragsvolumen.

Wird eine Bestellung ausgelöst, erfolgt die Übernahme sämtlicher Kunden und Bestelldaten in die Warenwirtschaft, von wo aus der Auftrag weiterverarbeitet wird. Über den Log-in-Bereich des Webshops können Kunden jederzeit ihren aktuellen Bestell- und Lieferstatus einsehen oder sich ihre komplette Bestellhistorie anzeigen lassen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass der Produktkatalog ausschließlich in HS Auftragsbearbeitung gepflegt wird. Eine doppelte Datenhaltung entfällt dadurch. Änderungen in den Artikelstammdaten oder neue Produktbilder und -beschreibungen werden automatisch in das Shopsystem übernommen.

Mehr Datensicherheit bei weniger Arbeitsaufwand

Um eine direkte Verbindung zum Warenwirtschaftssystem herzustellen, laufen die Schnittstellen ebenfalls im lokalen Netzwerk – und nicht etwa in der Cloud. Die Hoheit über die Daten liegt also zu jeder Zeit bei GPE. „Wir haben die Systeme so miteinander vernetzt, dass bei einer Webshop-Bestellung die Daten möglichst automatisiert durchlaufen – also ohne manuelle Nacharbeit“, präzisiert Daniel Peters. „Der administrative Aufwand im Haus reduziert sich dadurch deutlich. Vom ersten Angebot über die Bestellung bis hin zur finalen Rechnungslegung und Archivierung gibt es nun eine durchgängige, digitale Prozesskette.“

Für alle Seiten einen Mehrwert schaffen

Und Dominic Herz ergänzt diesbezüglich: „Die Zeitersparnis ist schon deshalb enorm, weil wir durch den Webshop nun weniger Bestellungen aus E-Mails oder Telefonaten in HS Auftragsbearbeitung überführen müssen.“ Auch gebe es weniger Rückfragen, da sämtliche Informationen zu den Preisen und Produkten über den Webshop abgerufen werden können. Bestellungen treffen nun zudem auch nachts und am Wochenende ein. „Wir sind froh, dass wir dieses Projekt noch vor der Pandemie angestoßen haben“, so Dominic Herz. „Das hat uns sehr geholfen in dieser Zeit, und die Bestellungen steigen seitdem rapide an. Unsere Kunden schätzen diese neue Transparenz und dass sie ihre Bestellung rund um die Uhr aufgeben können. Inzwischen stoßen auch neue Kunden auf uns, ohne dass wir sie überhaupt jemals angeschrieben haben, eben lediglich durch unseren Internetauftritt und den neuen Onlineshop.“ 

Gemeinsam die Zukunft meistern

Als nächstes Projekt steht die Digitalisierung der Lagerwirtschaft an. Hierfür möchten die Verantwortlichen mit dem Partner Albos aus dem HS Ecosystem zusammenarbeiten, dessen digitale Lagerwirtschaftslösung ebenfalls direkt mit HS – Auftragsbearbeitung kommuniziert. „Die Lagerfläche erstreckt sich bei uns über mehrere Etagen und umfasst knapp 2.000 Quadratmeter“, erklärt Dominic Herz. „Mit der Lager-App von Albos wollen wir die Kommissionierung vereinfachen und Pickwege verkürzen. Wir registrieren jetzt schon, dass wir mehr Bestellungen über unseren neuen Onlineshop erhalten und so können wir künftig auch bei wachsendem Auftragsvolumen unsere Lieferzeiten einhalten.“

Auf die Experten von bwSoft und die Lösungen von HS – Hamburger Software will sich GPE auch in Zukunft verlassen. „Die Energie, die alle Beteiligten in dieses Projekt gesteckt haben, hat sich am Ende ausbezahlt“, resümiert Dominic Herz. „Wir sind auch offen für einen Austausch mit anderen Unternehmen, die vor so einer Webshop-Einführung stehen und sich das einmal bei uns anschauen wollen. Darüber hinaus sind wir davon überzeugt, dass wir auch mit unserem nächsten Projekt in Kooperation mit HS und der Firma Albos einen deutlichen Erfolg und Mehrwert erzielen werden.“

Blogartikel über häufige Fehler beim Einsatz einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop: https://www.hamburger-software.de/blog/schnittstelle-warenwirtschaft-shop-haeufige-fehler/

Informationen zu Daniel Peters: https://danielpeters.eu

Informationen zu bwSoft: https://www.bwsoft.info/

Allgemeine Informationen zur Software von HS: www.hamburger-software.de/produkte