Der Aufbruch in die Workflow-Optimierung

Die Bilanz dieser Workflow-Optimierung ist positiv: Mit den digitalen Anleitungen wird eine Problemlösung in Echtzeit erzielt. Der Zeitbedarf konnte erheblich reduziert werden.

ystral ist ein inhabergeführtes Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau. Der Fokus liegt auf der Konzeptionierung und dem Bau von individualisierten Maschinen und Anlagen. Als mittelständisches Unternehmen mit über 270 Mitarbeitern und Tochtergesellschaften in China, Indien und Singapur sowie zahlreichen Vertretungen ist ystral weltweit aktiv.

Die Herausforderung bestand darin, einfache Anleitungen in digitaler Form, sowohl für Kunden wie auch für Mitarbeiter, weltweit, zu jeder Zeit verfügbar zu machen. Zwei wichtige Veränderungen bewegten zu diesem Zeitpunkt die Arbeitswelt. Erstens: die aus Covid-19 resultierende Veränderung der Arbeitsprozesse, darunter z.B. Kontaktbeschränkungen und radikale Begrenzung der Reisemöglichkeit. Zweitens: die zunehmende und strategisch wichtige Bedeutung von Industrie 4.0. ystral hat erkannt, dass die digitale Abbildung von Workflows ein essenzieller Schritt zur Wettbewerbsfähigkeit ist.

Bis dato waren Firmenanleitungen nur eingeschränkt in digitaler Form verfügbar. Auch hatten Kunden nicht zu jeder Zeit Zugang zu diesen. Da ystral Maschinen weltweit ausliefert, gilt es beim Kundensupport unterschiedliche Zeitverschiebungen zu beachten. Zeitnaher, direkter Support ist dabei das herausfordernde Ziel. Aus diesen Gründen entschied sich ystral für die Lösung „augmented instructor“ von tepcon.

Zentrale Drehscheibe

Die Verfügbarkeit digitaler Workflows sollte ystral-Kunden und -Mitarbeitern eine eigenständige Abwicklung von Wartungs- oder Reparaturarbeiten ermöglichen. Voraussetzung dafür sind lückenlose und leicht verständliche Anleitungen. Zu diesen sollten Kunden bzw. auch die eigenen Mitarbeiter stets einen schnellen und einfachen Zugriff haben. Somit sollte der Einsatz eines Servicemonteurs vor Ort nicht mehr zwingend erforderlich sein. Sollte doch ein zusätzlicher Direkt-Support von ystral gewünscht sein, kann ein Experten-Call die Ausführung der digitalen Anleitung unterstützend begleiten. Die Ziele des Projektes waren: ressourcenschonende Arbeitsweise, verbesserte Koordination und schneller Kundensupport ohne Zeitverzögerungen im Servicefall. Die Softwarelösung von tepcon deckte alle Anforderungen zur Workflow-Optimierung ab.

Das Resultat: Mehrwert für Anwender und Unternehmen

Durch den Einsatz der tepcon-Lösung „augmented instructor“ können Workflows schnell und einfach erstellt werden. Diese sind bedienerfreundlich in der Anwendung und Verwaltung sowie flexibel einsetzbar. Durch QR-Codes, welche direkt an den ystral-Anlagen angebracht sind, kann der Nutzer schnell die entsprechende Anleitung aufrufen. Die geeignete Hardware (Ex-geschützte Datenbrille/Tablet) macht auch Einsätze im ATEX-Bereich (Zone1/21) möglich. Die Lösung umfasst eine detaillierte Protokollierung der einzelnen Servicetätigkeiten, die eine Rückmeldung bzw. Bestätigung des Servicepersonals erfordern. Somit können Fehler analysiert und gelöst werden. Zusätzlich können Serviceeinsätze an den verschiedenen Anlagen über das Portal zentral analysiert und ausgewertet werden.

20 % Zeitersparnis

Mit der gemeinsamen Lösung ist nun eine kontaktlose Unterstützung der Servicekräfte und Kunden möglich. Mit den digitalen Anleitungen wird eine Problemlösung in Echtzeit erzielt. „Der Zeitbedarf konnte um 20% reduziert werden.“, so Samantha Tröber, Assistant to Director Engineering der ystral GmbH. „Ein weiterer Effizienzfaktor ist die Einsparung von Reisekosten, was zudem nachhaltig und umweltschonend ist. Wichtige Resultate sind die wesentliche Qualitätsverbesserung der Firmenunterlagen sowie die gestiegene Kundenzufriedenheit.“, so das Resümee von Samantha Tröber. tepcon’s Geschäftsführer Christoph Kluge ergänzt abschließend: „Die komplexe Aufgabenstellung der Workflow-Optimierung haben wir mit dem „augmented instructor“ gut gelöst. Mit dem Einsatz unserer Softwarelösung konnten die Ziele des Projektes erreicht werden.“