BDU-Leitfaden gibt Empfehlungen für die fundierte und effiziente Beauftragung von Unternehmensberatungen für die Öffentliche Hand

• Inhalt: Praxistipps für die wichtigsten Phasen von Vergabeverfahren wie zum Beispiel Leistungsbeschreibung, Festlegung der Eignungskriterien, Qualitätskriterien, Vertragsentwurf oder Bieterpräsentation

Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) hat einen Leitfaden veröffentlicht, der Empfehlungen für die effizientere Beauftragung von Unternehmensberatungen für Beratungsprojekte unterhalb des EU-Schwellenwertes bei Ministerien, Städten, Kommunen und weiteren öffentlichen Institutionen enthält. BDU-Präsident Ralf Strehlau: „Beispiele aus der jüngsten Vergangenheit haben gezeigt, dass die oft komplexen Anforderungen an Vergabeverfahren der Öffentlichen Hand immer wieder zu Diskussionen, Kritik und Verunsicherung geführt haben. Das wurde auch bei der Beauftragung von Unternehmensberatungen deutlich. Wir wollen mit unseren Empfehlungen daher einen Beitrag leisten, den Vergabeprozess für alle Beteiligten im rechtlichen Rahmen weiter zu verbessern und damit eine praxiserprobte und verlässliche Grundlage für die spätere Zusammenarbeit zu legen.“

Für den „Leitfaden zur Gestaltung von Vergabeverfahren über Leistungen der Unternehmensberatung im Unterschwellenbereich“ haben die Mitgliedsfirmen des Fachverbandes Öffentlicher Sektor im BDU ihre Erfahrungen und Einschätzungen aus zahlreichen Vergabeverfahren einfließen lassen. Anhand der identifizierten und aus Sicht der Unternehmensberater häufig zu erkennenden Erfolgsfaktoren sowie Schwachstellen sind Empfehlungen formuliert worden, die, wenn sie berücksichtigt werden, einen wichtigen Beitrag für möglichst reibungslos funktionierende Vergabeverfahren leisten können. Der Fokus liegt dabei auf Aufträgen, die den sogenannten EU-Schwellenwert nicht erreichen. Dieser beträgt aktuell 214.000 Euro netto für die meisten Beratungsaufträge. Die grundlegenden Instrumente und Empfehlungen im Leitfaden sind nach BDU-Einschätzung aber ebenfalls für Beschaffungen nach EU-Vergaberecht einsetzbar. Peter Krolle, Vorsitzender des BDU-Fachverbandes Öffentlicher Sektor: „Uns ist ein transparenter und vergaberechtlich konformer Beauftragungsprozess sehr wichtig. Zugleich wollen wir mit unseren Empfehlungen mit hoher Praxisrelevanz das Augenmerk darauf richten, wie der Aufwand für Auftraggeber und Bieter auf ein verträgliches, ausgewogenes Maß begrenzt werden kann.“

Zehn Empfehlungen für einen rechtskonformen, aber auch praxisgerechten Vergabeprozess

Der BDU-Leitfaden zur Gestaltung von Vergabeverfahren enthält eine Vielzahl an Praxistipps zu den wichtigsten Phasen im Vergabeprozess, die aus Sicht des BDU bei der praxisgerechten Beauftragung von Dienstleistern von zentraler Bedeutung sind. Darunter fallen zum Beispiel die Leistungsbeschreibung, die Festlegung der Eignungskriterien, die Qualitätskriterien, der Vertragsentwurf oder die Bieterpräsentation.Aus Sicht des BDU-Fachverbandes Öffentlicher Sektor sollten besonders die folgenden zehn Punkte in Vergabeverfahren von Ministerien, Städten, Kommunen und sonstigen öffentlichen Institutionen beachtet werden, damit rechtskonforme Anforderungen und verträglicher Aufwand für alle Beteiligten im Einklang bleiben:

– Leistungen so konkret wie möglich beschreiben.

– Bei der Vergabe freiberuflicher Leistungen die Vereinfachungsmöglichkeiten des § 50 UVgO nutzen.

– Referenzaufträge im Rahmen der Eignung abfragen.

– Darüber hinaus keine wesentlichen weiteren Eignungsnachweise anfordern.

– Sonstige formale Anforderungen so gering wie möglich halten.

– Klare Regeln formulieren, ob Änderungen an den vertraglichen Vorgaben zulässig sind.

– Nach Möglichkeit keine Bieterkonzepte abfragen.

– Einheitliches Preisblatt mit Preiswertung auf Basis von Tagessätzen vorsehen.- Angemessene Haftungsbeschränkungen im Vertragsentwurf aufnehmen.

– Bieterpräsentationen möglichst als Videokonferenzen durchführen und nur Bieter hierzu einladen, die nach Abgabe und Prüfung des schriftlichen Angebotes noch eine Chance auf den Zuschlag besitzen.

Der Leitfaden ist in Zusammenarbeit mit Rechtsanwalt Dr. Karsten Lisch, Esch Bahner Lisch Rechtsanwälte, Köln, entwickelt worden. Dr. Lisch ist Vorstandsmitglied des Fachverbandes Öffentlicher Sektor im BDU und verfügt in seiner Tätigkeit als Rechtsanwalt über langjährige Erfahrung im Vergaberecht.