Automatische Sachdatenübernahme: Thüga setzt auf Digitalisierungsplattform von SoftProject

„Eine Vielzahl der Sachdaten der über 4.000 Aufträge, die unsere Sachbearbeiter zuvor manuell in unsere GIS-Datenbanken geschrieben haben, werden heute voll automatisiert bearbeitet. Hochgerechnet bedeutet das für uns eine Zeitersparnis von über 60 Tagen im Jahr“, so Christian Goerke, Projektleiter bei der THEN. Zudem habe sich durch die automatisierte Vollständigkeits- und Validierungsprüfung der Angaben in den Aufträgen die Qualität der Sachdaten – dazu zählen deren Konsistenz, Plausibilität, Integrität und Redundanzfreiheit – erheblich erhöht. „Die vollständigen und validen Datensätze erleichtern und beschleunigen die Recherche nach Aufträgen in unseren Datenbanken erheblich, beispielsweise durch Filtern nach bestimmten Kriterien. Außerdem stellen sie die einfache Nachverfolgung und Archivierung der Aufträge sicher“, so Goerke.

Die SoftProject-Lösung garantiert zu jedem Zeitpunkt Transparenz und Kontrolle

Adapter gewährleisten den reibungslosen Datenfluss zwischen den am Prozess beteiligten und über die Digitalisierungsplattform X4 Suite miteinander vernetzten Systemen. Dazu zählen SAP als Quelle für notwendige Auftragsinformationen bei der Inbetriebnahme und Kontrolle von Netzanschlüssen, die Cloud-Lösung Movilizer, mit der Service-Monteure mobil über ein Tablet die Sachdaten erfassen können sowie das GIS / GEONIS und Dokumentenmanagementsystem EASY an diversen Standorten der THEN. Am Ende des Prozessdurchlaufs erfolgt eine automatisierte Rückmeldung der geprüften und vollständigen Aufträge an den zuständigen Sachbearbeiter. „Dieser kann bereits während der einzelnen Prozessschritte jederzeit den Status der Aufträge einsehen und nachverfolgen. Das verschafft Transparenz und einen hilfreichen Gesamtüberblick“, so Dieter Göbelbecker, IT-Projektmanager bei SoftProject.

THEN schätzt SoftProject als starken Digitalisierungsexperten

In dem vom Bundesverband der Energie- und Wasserwirtschaft (BDEW) in Kooperation mit der Unternehmensberatung Kearney und der IMP³rove –Academy ermittelten Digitalisierungsbarometer Digital@EVU, der den Digitalisierungsgrad von Energieversorgern aufzeigt, belegt die THEN von 90 teilnehmenden Unternehmen den zweiten Platz und zählt somit im nationalen und internationalen Vergleich zu den Top-Digitalisierern. Analysiert wurden sowohl die jeweiligen Reifegrade bei der Verwendung von Big Data Analytics, bei der Prozessdigitalisierung allgemein sowie die Zusammenarbeit mit Partnern und die Verankerung von IT und Datenschutz. Außerdem wurden Themen wie Smart City, Künstliche Intelligenz und Smart Metering berücksichtigt. „Wir arbeiten stetig an neuen Digitalisierungsstrategien, engagieren uns in digitalen Initiativen und bieten Kommunen, Gewerbe und Privatkunden Managed-IT-Services und Systeme an, beispielsweise grafische Informations- und Dokumentenmanagementsysteme“, so Goerke. „Das erfolgreiche Projekt der automatisierten Auftragssteuerung, mit dem wir 75 Prozent unserer manuellen Erfassungsaufwände einsparen, zeichnet SoftProject als starken Partner für weitere Digitalisierungsvorhaben aus.“

Automatisierte Prozesse beschleunigen Abläufe und die Zusammenarbeit

Im aktuell umgesetzten Projekt ermöglicht die X4 Suite der THEN den Datenaustausch über Netzwerkgrenzen hinweg: Iterativ wird geprüft, ob alle Dokumente zu einem Auftrag in WebMaxx, das zur Steuerung von Dienstleistern eingesetzt wird, vorliegen. Falls neue hinzugefügt wurden, werden diese aus dem Dokumentenmanagementsystem EASY geladen und in WebMaxx ergänzt. Dadurch können Benutzer in WebMaxx immer auf alle benötigten Dokumente zugreifen. Ein weiteres Projekt erleichtert und beschleunigt die Ablageprozesse: die Digitalisierungsplattform X4 Suite stellt eine Schnittstelle bereit, um eingescannte Dokumente automatisiert im Netzwerk der THEN abzulegen. Die Dokumente werden anschließend durch die X4 Suite weiterverarbeitet und eingelesen. Ein Beispiel sind Rechnungen, die ab sofort vollautomatisiert abgelegt und umgehend bearbeitet werden können.

Die THEN und die SoftProject GmbH arbeiten bereits an einem Folgeprojekt im Bereich Energieportal. Über die X4 Suite möchte die THEN ihren Kunden über dieses Portal umfangreiche Services zur Verfügung stellen (z.B. Konzessionsverträge und Durchleitungsinformationen).