Ein System für alle Workflows

Die Ausgangssituation

 Bis zum Jahr 2019 liefen viele alltägliche Prozesse bei der Ruhrbahn nicht anders ab als in vielen anderen Unternehmen auch: papierbasiert oder von Tür zu Tür. Fabian Seidel und Jens Manok sind in der strategischen IT der Ruhrbahn tätig. Wir fragten sie nach dem gängigen Prozedere wiederkehrender Arbeitsabläufe: „Wir bekamen sämtliche Prozesse aus den beiden Standorten Essen und Mülheim als Papierbeantragungen: am PC ausgefüllt, ausgedruckt, unterschrieben, per Hauspost an die nächste Stelle gesendet, erneut unterschrieben und per Hauspost schließlich an uns. Wir haben unglaublich viele Ausdrucke bekommen – die teilweise auch noch eingescannt wurden und dann ein paar Tage später doppelt bei uns eintrafen. Das kostete uns immer wieder viel Zeit und man kann sagen, dass die Akzeptanz einen Antrag z. B. aufgrund eines Schrift- oder Formfehlers erneut zu stellen, bei den Mitarbeitenden eher gering war. Das ist nachvollziehbar, musste doch der gesamte, eben beschriebene Prozess, erneut durchlaufen werden.“

Zielsetzung und Auftrag an Panvision

Um genau diese Abläufe flüssiger zu gestalten, sollte bei der Ruhrbahn nun ein Workflow Management System zum Einsatz kommen. Klar war auch, dass das System möglichst flexibel sein muss, damit es neben einigen Standard-Workflows auch etwas unkonventionellere, branchenspezifische Abläufe abbilden kann. Gemeinsam mit Panvision wurden bisher neun Workflows konzipiert, von denen einige bereits produktiv im Einsatz sind und einige weitere kurz vor der Live-Schaltung stehen.

Die Workflows – eine Übersicht

Meldung geöffneter Brandschotts und Durchbrüche

Wenn Räumlichkeiten in den U-Bahnanlagen der Ruhrbahn verkabelt werden, müssen die Schotts anschließend mit brandhemmenden Mitteln ausgekleidet und wieder verschlossen werden. Um diesen Soll-Zustand besser nachhalten zu können, hat die Ruhrbahn den Workflow „Meldung geöffneter Brandschotts und Durchbrüche“ konzipiert, der es den Mitarbeitenden ermöglicht, diese offengelassenen Schotts zu melden. Hierfür gibt es im Formular die Möglichkeit, den jeweiligen Ort näher zu bestimmen (z. B. welcher Bahnhof, welche Ebene, Raum und Nummer), die Anzahl der geöffneten Schotts anzugeben, der Meldung bei Bedarf noch ein Foto anzuhängen und die Informationen als Arbeitsauftrag an den nächst zuständigen Mitarbeitenden weiterzuleiten. Dieser kann das erfolgreiche Verschließen der Schotts direkt über das System dokumentieren und den Workflow beenden.

Schadens- und Verlustmeldung

Ob im Büro oder im Außendienst: um besser nachhalten zu können, welche Arbeitsgeräte oder Materialien jeweils aktuell in Umlauf sind und wo defekte oder verlorene Geräte eventuell ersetzt werden müssen, gibt es auch hier einen Workflow, der die Schadensmeldung regelt und die zuständigen Mitarbeitenden darüber informiert. Obwohl der Workflow zunächst mehr für IT-Angelegenheiten gedacht war, wurde er schon kurze Zeit später auf weitere Fachabteilungen im Unternehmen ausgeweitet.

Beantragung von Hard- und Software

Um benötigte Hard- oder Software zu beantragen, steht den Mitarbeitenden der Ruhrbahn nun auch ein Workflow zur Verfügung, mit dem sich schnell alle wichtigen Details für den Antrag klären lassen. Zudem ist es möglich, den externen IT-Dienstleister ebenfalls in den Workflow mit einzubeziehen, falls die Anschaffung über diesen abgewickelt wird. Nach Beantwortung der Standard-Fragen kann – je nach Anschaffung – eine mehrstufige Freigabe erfolgen.

Beantragung von Berechtigungen

Genau wie Hard- und Software können auch Datei- und Ordnerberechtigungen über das PANFLOW-System beantragt werden. Dies ist zum Beispiel erforderlich, wenn Mitarbeitende einen neuen Tätigkeitsbereich übernehmen und auf digitale Ordnerstrukturen zugreifen müssen, für die bisher keine Berechtigung existierte. Per Workflow kann diese Freigabe nun ganz einfach geregelt werden: Über den konkreten Pfad der Berechtigung setzt der Verantwortliche die initiale Freigabe und der Workflow wird an die Strategische IT weitergeleitet. Dort wird die Berechtigungsanforderung geprüft und danach zur finalen Umsetzung an einen zentralen IT-Dienstleister weitergeleitet.

Antrag für Mobiltelefone und SIM-Karten

Mobiltelefone und die dazugehörigen SIM-Karten sind bei der Ruhrbahn unverzichtbar, um auch unterwegs erreichbar zu sein. Sie werden bei der IT angefordert – etwa, wenn neue Mitarbeitende für den Dienst ausgestattet werden müssen. Diesen Antrag kann mit PANFLOW nun jeder Mitarbeitende ganz bequem selbst – oder für KollegInnen einreichen. So kann für neue Mitarbeitende bereits im Vorfeld der Antrag gestellt und aufkommende Fragen geklärt werden. Die jeweils verantwortliche Person ist ebenfalls in den Prozess involviert und kann deutlich schneller als zuvor den Antrag prüfen und freigeben, damit die Mitarbeitenden vollausgestattet ihren ersten Arbeitstag beginnen können. So bedeutet auch hier der Antrags-Workflow eine enorme Erleichterung und Zeitersparnis.

Geplante Workflows, die sich in der Abstimmung befinden

Externe Seminare

Als kundenorientiertes und technisch versiertes Unternehmen legt die Ruhrbahn großen Wert darauf, ihre Mitarbeitenden kontinuierlich weiterzubilden und sie an externen Schulungen und Seminaren teilnehmen zu lassen. Der Antrag zum Besuch eines externen Seminars soll zukünftig auch über einen automatisierten PANFLOW Workflow erfolgen. Direkt im Anschluss an die Veranstaltung erhält der Teilnehmende einen Feedbackbogen, in dem er mitteilen kann, ob die Erwartungen an das Seminar erfüllt wurden.

Produktneuanlage und -änderung

Wenn die Verkehrsverbünde oder die Ruhrbahn neue Produkte einführen oder sich die Konditionen bestehender Produkte ändern, ist dieser Prozess unweigerlich an eine Reihe von Entscheidungen und Arbeitsschritten geknüpft. So ziehen zum Beispiel wiederkehrende Aktionen eine Produktänderung und das damit verbundene Neueinspielen in die Ticketverkaufssysteme nach sich. Im Falle der Neueinführung eines Fahrtickets zum Beispiel muss entschieden werden, wo es verkauft wird und ob es einen bestimmten Aktionszeitraum für dieses Produkt gibt.

Der erstellte Workflow „Produktneuanlage und -änderung“ wird die Mitarbeitenden der Ruhrbahn automatisch durch diesen Spezifikationsprozess führen, alle wichtigen Informationen über das Produkt einsammeln und die Zuständigkeiten für die Einführung regeln, indem er die Genehmigung durch den Vertriebsinnendienst einholen, einen Tariftest anfordern und die Ergebnisse des Tarifmanagements transparent zur Verfügung stellen wird. Nach einem erfolgreichen Test wird der Prozess mit dem Einspielen der Informationen in das Ticketverkaufssystem enden.

Fazit

Mit PANFLOW kann die Digitalisierung verschiedenster Prozesse und Anträge bei der Ruhrbahn einfach und effektiv umgesetzt werden. Auch Fabian Seidel und Jens Manok sind überzeugt von dem Workflow Management System und finden deutliches Lob für die Veränderungen, die nun den Arbeitsalltag für alle erleichtern: „Seit der Einführung von PANFLOW ist es möglich, sowohl Beantragungsprozesse als auch die dazugehörige Prozessbearbeitung deutlich schneller durchzuführen. Durch die rein digitale Prozessabbildung entfallen Medienbrüche und die Nachvollziehbarkeit eines Prozesses ist durch entsprechende Archivierung auch noch im Nachgang möglich.“