Arbeitszeit per App erfassen: Jetzt wird’s aber Zeit!

Die Zeit der Stempeluhren ist, unternehmensabhängig, noch immer nicht vorbei. Schon, weil ja nicht jede/r Mitarbeiter/in vor einem Computer arbeitet. Aber wir lehnen uns sicher nicht zu weit aus dem Fenster, wenn wir behaupten, dass in den meisten Unternehmen die Stechuhr oder – schlimmer noch! – die Zeiterfassung mit Stift und Zettel von entsprechender Software abgelöst wurde. Aber es kommt immer wieder vor, dass eine Zeiterfassungs-App nicht in die Team-Abläufe passt, dass die Benutzeroberfläche eine schnelle Bedienung behindert oder die Software zur Zeiterfassung einfach zu wenig Features bereitstellt. Da hilft nur, sich neu zu orientieren und eine andere Zeiterfassungs-App zu finden, die besser passt.

Um dich dabei zu unterstützen, haben wir den Markt der Apps zur Zeiterfassung durchforstet und stellen dir einige Vertreter von Timetracking-Software vor.

Wir haben darauf geachtet, dass sich diese Apps sowohl für die Arbeitszeiterfassung von Einzelpersonen (wie etwa Freiberuflern und Selbstständigen) eignet als auch für die Zeiterfassung in Teams. Eine Wertung, Punktevergabe oder Reihenfolge geben wir dabei nicht ab. Warum, erfährst du im Fazit.

Fazit

Überraschend, nicht wahr? Aber tatsächlich ist es sinnvoll, diesmal das Fazit voranzustellen. Denn wir wollen, bevor wir dir die Arbeitszeiterfassungs-Apps vorstellen, ein paar Dinge klären, auf die du unserer Meinung nach achten solltest.

Und natürlich – Spoiler – wenn du dein Projektmanagement mit Can Do organisierst, dann ist die Zeiterfassung mittels Stundenbuchungen selbstverständlich mit an Bord: Per Web-App oder via Smartphone mit iOS oder Android. Hier: Alle Infos mit Downloadlinks zur Can Do Smartphone-App.

Arbeitszeiterfassung in der Cloud?

Nicht erst seit das Homeoffice auf dem Vormarsch ist, wird Arbeit auch außerhalb des eigentlichen Unternehmens geleistet. Deshalb erscheint es sinnvoll, wenn eine Arbeitszeiterfassungs-App auf unterschiedlichen Plattformen läuft – zum Beispiel am Team-Arbeitsplatz auf dem PC, in der Besprechung auf dem Laptop bzw. Tablet und unterwegs auf dem Handy.

Damit all diese Geräte auf dieselbe Zeit-Datenbank zugreifen können, muss diese zentral und von überall erreichbar sein. Also entweder in der Cloud oder im Rahmen einer On-Premise-Lösung auf einem Unternehmensserver. 

Die stationäre Server-Lösung bedeutet Arbeit für deine IT; die Cloud-Lösung eventuell ein Datenschutzproblem. Hier endet aber unsere Beratungskompetenz, und wir müssen dich an deine/n Datenschutzbeauftragte/n verweisen. Auf jeden Fall ist das Thema Datenschutz ein Punkt, den du von Anfang an berücksichtigen solltest.

Arbeitszeiterfassung als Feature-Monster?

Schnittstellen, Export-Optionen, Zusatzfunktionen: Es ist durchaus verlockend, was die App-Anbieter an Features auffahren. Du solltest dich aber damit auseinandersetzen, was du wirklich brauchst.

Und nicht selten machen (zu) viele Features die Bedienung einer Zeiterfassungs-App unnötig kompliziert. Das wiederum ist schlecht für die Akzeptanz in deinem Team. Je nach individueller Situation und Anforderungen kann es also sinnvoller sein, auf eine schlanke und einfach zu handhabende Lösung zu setzen, die sich unauffällig in deine Abläufe integriert.

Arbeitszeiterfassung als Zeitfresser?

Dieser Punkt hängt direkt mit dem vorherigen zusammen: Eine Zeiterfassung per App soll dir u.a. helfen, deinen Zeitaufwand besser zu analysieren und Zeit zu sparen. Da wäre es kontraproduktiv, wenn die Handhabung deiner Timetracking-App selbst viel Zeit in Anspruch nimmt. Achte also bei der Auswahl darauf, dass die Zeiterfassung schnell und unkompliziert von der Hand geht. 

Arbeitszeiterfassung per App: ausprobieren!

Du kennst das ja bereits aus anderen Artikeln, in denen wir Software vorstellen: Schlussendlich sind deine Rahmenbedingungen dafür ausschlaggebend, welche App am besten passt. Also solltest auch du (bzw. ein Team) selbst darüber entscheiden, mit welcher Arbeitszeiterfassungs-App ihr am liebsten arbeiten wollt. Und da hilft nur Ausprobieren!

Arbeitszeiterfassungs-App: Beispiele

Wie bereits erwähnt: Hier gibt es keinen Sieger – du weißt selbst am besten, welche Timetracking-App dir und deinem Team am meisten zusagt. Dazu kommt, dass die grundsätzliche Funktion einer Zeiterfassungs-Software gesetzt ist; die Unterschiede sind also gar nicht so groß und liegen oftmals im persönlichen Geschmack begründet.

Wir hoffen aber, dass wir mit dieser Vorauswahl deine persönliche Suche nach der perfekten Zeiterfassungs-App (ganz im Sinne der Zeitersparnis) etwas abkürzen konnten! 

Die Korrekte: clockodo

Wenn du die Sache mit dem Datenschutz ernst nimmst, wird dir clockodo sicher gefallen: Die App stammt aus Deutschland, und auch der Serverstandort ist Deutschland. clockodo sieht sich als Arbeitszeiterfassungs-Software für kleine und mittlere Unternehmen und bietet unter anderem:

• "Digitale Stempeluhr" für Zeiterfassung per App, auch offline
• Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter und Urlaubsplanung
• Individuelle Berichte und Projekt-Zeiterfassung

Hier geht’s zur Testversion von clockodo.

Die Spielernatur: Timeular

Haben wir gesagt, alle Timetracking-Apps seien gleich? Die hier ist tatsächlich anders. Denn zu Timeular gehört nicht nur eine App, sondern auch ein besonders interessantes Stück Hardware: ein achtseitiger Würfel, mit dem du aus dem Handgelenk deine Aktivitäten oder Aufgaben erfassen kannst. Schick! (Aber lass dich nicht dazu verleiten, billable hours zu erwürfeln …) Ansonsten erwarten dich, wenn du dich auf ein Spiel mit Timeular einlässt, unter anderem:

• Team-Funktionen mit "Shared Spaces" 
• Zeitanalyse-Tool mit vielseitiger Exportfunktion
• Datensync zu mehr als 3.000 Apps mit Zapier sowie Jira-Integration

Hier erfährst du mehr über Timeular.

Die Quelloffene: Kimai

Du magst es, wenn Unternehmensdaten auch in den Händen des Unternehmens bleiben? Du hast außerdem eine fähige (und willige) IT-Abteilung oder kannst selbst einen PHP-fähigen Webserver aufbauen?

Dann ist Kimai etwas für dich! Die Arbeitszeiterfassungs-Software ist Open Source und damit kostenlos. Und sie läuft auf deinem eigenen Server; sie bietet dir also Cloud-Funktionalität und gewährt dir dennoch Hoheit über deine Daten. Aus den Features von Kimai:

• Zeiterfassung via Browser und mit vielen Export-Funktionen
• Direkte Rechnungsstellung mit attraktiven Templates
• Dashboard mit umfangreichen Statistiken

Hier findest du die Homepage von Kimai.

Die Schlanke: Toggl

Wir hatten es ja bereits erwähnt: Viele Funktionen können manchmal auch stören. Toggl Track, die Zeiterfassung von Toggl, konzentriert sich ganz auf ihre Kernkompetenz und macht Zeiterfassung für dein Team und dich zum Vergnügen. Alles Wichtige ist natürlich an Bord, und zu den Funktionen gehören u.a.:

• Auto-Track Funktion: Verbindet die Nutzung bestimmter Apps mit einem Zeiterfassungs-Eintrag
• Mehrere Erfassungsmöglichkeiten: Starte deinen Eintrag im klassischen Timer Mode oder direkt aus deiner Kalender-Software heraus
• Über 100 App-Integrationen und Team Dashboard

Hier findest du das Preismodell von Toggl; die Basisversion ist gratis.

Die Schlaue: Timely

Die bis hierher vorgestellten Timetracking-Tools machen dir die Arbeitszeiterfassung schon mal recht einfach. Einen Schritt weiter geht die norwegische App Timely: Sie setzt (wie Can do übrigens auch) Künstliche Intelligenz (KI) ein, um dir die Anwendung nochmals zu vereinfachen.

Nach einer bestimmten Lernphase erkennt die Software nämlich nicht nur, dass du an einer Aufgabe arbeitest – sondern auch, an welcher. Die Arbeitszeiterfassung wird dadurch zunehmend automatisiert. Das kann und hat Timely außerdem:

• Übersichten und Analysen, auch für dein Team
• Funktionen für Teams, die remote arbeiten
• Umfangreiche Projekt- und MitarbeiterInnen-Reports

Hier ist die Homepage von Timely.

Der Außenseiter: Excel

Wir wollen es halt erwähnt haben (Weil wir wissen, wie viele Teams noch halb verschämt mit Tabellen zur Zeiterfassung arbeiten). Aber wenn du unsere Artikel verfolgst, dann weißt du wahrscheinlich, dass wir nur sehr wenig davon halten, die Tabellenkalkulations-Software für alle möglichen Zwecke irgendwie hinzubiegen.

Aber klar – wenn dir deine IT was Hübsches bastelt, du mit den Möglichkeiten leben kannst und ihr auch die Integration in bestehende Abrechnungssysteme hinbekommt, dann gilt: Kann man machen …

Die Petze: RescueTime

Das ist mal ein ganz anderer, erfrischender Ansatz: RescueTime ist zwar auch ein (automatischer) Timetracker – aber einer mit ungewöhnlicher Funktion: RescueTime "bespitzelt" dich und weiß, wann du unproduktiv bist.

Wenn du möchtest, kann RescueTime sogar ablenkende Websites blockieren, wenn du dich gerade auf ein Thema fokussieren willst. Das macht RescueTime zu einem netten zusätzlichen Timetracking-Tool für alle, die ihre eigene Produktivität selbstkritisch hinterfragen wollen.

Hier geht’s zur Testversion von RescueTime Pro; die Basisversion von RescueTime ist gratis.

Quellen & Inspiration: , freienbibel.de, hubspot.de, fuer-gruender.de