Messen fit machen in Corona-Zeiten

Corona-Konzept: #B-SAFE4business

Wie eine Messe ihre Veranstaltungen auch in Corona-Zeiten sicher und effizient organisieren kann, zeigte die Koelnmesse mit ihrem Konzept #B-SAFE4business.

Auf circa 5.000 Quadratmetern der Halle 9 des Messegeländes präsentierte die Koelnmesse mit dem #B-SAFE4business Village den Prototypen einer Messe, die die Vorgaben der Corona-Schutzverordnung des Landes Nordrhein-Westfalen in die Veranstaltungspraxis internationaler Messen umsetzt. „Viele unserer Kunden sind durch die divergierenden Schutzverordnungen in den Ländern und Kommunen verunsichert“, erläutert Gerald Böse, Vorsitzender der Geschäftsführung der Koelnmesse GmbH den Bedarf. „Mit dem #B-SAFE4business Village präsentieren wir konkrete Umsetzungsbeispiele und stärken das Vertrauen in uns als Messeveranstalter. Wir zeigen, wie es geht. Und wir sagen deutlich: Messen sind möglich.“

Dazu wurde die gesamte Customer Journey bei der Koelnmesse abgebildet:

• papierloses Ticketing über den FairMate Ticketshop
• kontaktloses Scannen des Tickets auf der Messe mit der FairMate Drehsperre
• kontaktlose Personen- und Taschenkontrolle wie im Flughafen
• App zur Lenkung der Besucherströme
• bei der Anlieferung und beim Aufbau der Messestände wird darauf geachtet, dass sich keine Gruppen bilden
• Zeitfenster-Buchungen für Anlieferungen
• verschiedene Standbaukonzepte, die die Abstandsregeln auch bei geringer Fläche berücksichtigen
• neue Eventformate
• hybride Messestände
• Gastronomie- und das Hygienekonzept

Die Wiederaufnahme des Messegeschäfts ist nicht nur für die Koelnmesse essenziell. Neben den direkten Dienstleistern und Serviceanbietern der Messegesellschaft, fehlen die Messegäste unter anderem auch in der Hotellerie, der Gastronomie und den Taxigesellschaften. Die Botschaft des #B-SAFE4business Village, dass Messen auch in Zeiten von Corona möglich sind, ist damit nicht nur ein wichtiges Signal für die Branchen der Messekunden, sondern auch für die Kölner Wirtschaft.

Technologie gegen Corona

Die Digitalisierung der Messeprozesse bietet das beste Rüstzeug, um die Folgen der Pandemie zu mindern. Vor Ort in den Messehallen gilt es die behördlichen Anforderungen zu erfüllen. Messen müssen den Mindestabstand zwischen den Besuchern sicher stellen, die Besucherzahl pro Quadratmeter begrenzen sowie kontrollieren, ob alle Teilnehmer den obligatorischen Mund-Nasen-Schutz tragen. Daher ist es wichtig, Menschenansammlungen zu vermeiden und so gut es geht alle Vorgänge kontaktlos zu gestalten.

Einlasskontrollsysteme zur Kundenzählung

Digitale Einlasskontrollen wie ViCo – Visitor Control sichern den Einlass und zählen die Besucher. So erfasst ViCo mit seinen Sensoren die Personen am Eingang der Messehallen und dazwischen. Je nachdem, wie viele Kunden sich bereits in der Messehalle befinden, wird den Besuchern über ein Ampelsystem kommuniziert, ob sie eintreten dürfen oder warten sollen. Wenn die maximale Anzahl von Besuchern erreicht ist, schaltet die Ampel von grün auf rot. Zudem verfügt ViCo über eine Maskenerkennung und warnt Personen visuell wie akustisch, die keinen Mund-Nasen-Schutz aufhaben. Über die ViCo-Service-App stellen Mitarbeiter die zulässige maximale Besucheranzahl ein und haben jederzeit die Möglichkeit in die Zugangskontrolle manuell einzugreifen.

dimedis bietet speziell für Events und Messen mit ViCo One ein mobiles Einlasskontrollsystem an, das keine Befestigung am Gebäude benötigt. Mehrere ViCo Ones können zusammen geschlossen werden, um eine Fläche mit mehreren Ein- und Ausgängen virtuell einzuzäunen.

Matchmaking

Unter Matchmaking versteht man das gezielte Zusammenbringen von Personen. Egal ob bei Messen, im E-Commerce oder auf Social Media-Plattformen wie LinkedIn oder Instagram, der Grundgedanke hinter Matchmaking bleibt immer gleich: Akteure einer Plattform besuchen diese, weil sie dort Interaktion mit anderen Personen mit ähnlichen Interessen erwarten und im besten Fall in Verbindung treten wollen. Durch verschiedene Verfahren werden diese Personengruppen dann aktiv miteinander vernetzt. Das bestmögliche Ergebnis: It’s a match!

Matchmaking funktioniert nur auf der Grundlage einer soliden Datenbasis. Personen lassen sich dann sinnvoll zusammenführen, wenn man ausreichende Informationen über sie und ihre Interessen hat. In der Regel werden diese Daten durch Strukturabfragen bei der Registrierung der Aussteller und Besucher erhoben, etwa durch Tools wie die FairMate Registrierung. Und hier liegt auch die größte Herausforderung für das Matchmaking: Händisch ausgefüllte Formulare (online oder manchmal noch in Papierform) sind in der heutigen Zeit nicht mehr zeitgemäß, um sinnvoll Daten zu erheben. Strukturabfragen sind meistens zu lang und zu komplex, die meisten Teilnehmer klicken sich nur so schnell wie möglich durch die Fragen. Ist die zugrunde liegende Datenqualität schlecht, ist es das Matchmaking auch. Ansonsten gilt: Das Matchmaking hat Zukunft. Denn damit funktioniert das Ziel einer jeden Messe besser: nämlich Angebot und Nachfrage ohne große Umwege zusammen zu bringen.

Virtuelle Messen

Eine mögliche Alternative beziehungsweise Ergänzung für Messeveranstalter sind rein digitale Veranstaltungen, sogenannte virtuelle Messen. Da gilt es Registrierung, Websessions für Konferenzen und Matchmaking auf einer zentralen Plattform zu bündeln und die Elemente eines Messebesuches rein digital abzubilden. Vorreiter hier sind die Koelnmesse mit den digitalen Pendants der gamescom und dmexco sowie die Messe Düsseldorf mit Formaten wie glasstec VIRTUAL, virtual.MEDICA sowie drupa preview. dimedis hat für die Messe Düsseldorf zur glasstec VIRTUAL erstmals eine virtuelle Messe umgesetzt.

Einen Mittelweg zwischen rein physischer und virtueller Messeveranstaltung bieten hybride Formen. Ein kleiner Teil findet vor Ort statt – was es auch einfacher macht, die Auflagen einzuhalten – und der größere Teil nimmt rein digital teil.

Hybride Messeformate werden auch nach Corona eine Rolle spielen. Sie sind Ausdruck einer digitalen Transformation der Messewirtschaft. Aber am Ende ist ein Vor-Ort-Event nie völlig zu ersetzen. Auch in Zukunft wird es physische Messeveranstaltungen geben. Messe-Events werden nicht aussterben, genauso wenig wie Musikkonzerte, Fußballspiele und Festivals.