In 80 Tagen um die Welt: Unicode in der Verwaltung

Mit dem Zusammenwachsen in Europa müssen die IT-Systeme auf allen Ebenen der Verwaltung technisch in der Lage sein, mit den unterschiedlichsten Zeichensätzen zurechtzukommen, damit Sonderzeichen beispielsweise in Eigennamen von natürlichen und juristischen Personen sowie Namen von beispielsweise Orten, Straßen oder Produkten korrekt dargestellt werden können.

Die uneinheitliche und teilweise fehlerhafte Unterstützung bestimmter Zeichen führt aktuell zu Problemen, weil insbesondere Namen von Personen mit den in Deutschland nicht gebräuchlichen diakritischen Zeichen in elektronisch geführten Registern unterschiedlich dargestellt werden. Das führt zu Verwechslungen, Datendubletten, Rechtsunsicherheit und fehlerhaften Bescheiden. Zudem gibt es einen Rechtsanspruch von Bürgerinnen und Bürgern auf die korrekte Darstellung ihres Namens. Diesen Missstand zu beheben, ist Ziel eines Standards des Deutschen Instituts für Normung e.V. mit dem Namen „DIN SPEC 91379 – Zeichen in Unicode für die elektronische Verarbeitung von Namen und den Datenaustausch in Europa“.

Standard ist von Behörden und Organisationen verpflichtend umzusetzen

Diese DIN SPEC basiert auf dem Unicode-Standard und wendet sich vorrangig an Behörden und Organisationen, die IT-Verfahren betreiben, die dem
behördenübergreifenden Datenaustausch oder dem Datenaustausch mit Bürgern und Wirtschaft dienen. Sie deckt in ihrer Gesamtheit die EU-Amtssprachen sowie die Amtssprachen Islands, Liechtensteins, Norwegens und der Schweiz sowie die deutschen Minderheitensprachen ab.

Der IT-Planungsrat hat die DIN SPEC 91379 als verbindlich erklärt. Sie löst damit künftig den von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats herausgegebenen Standard „Lateinische Zeichen in UNICODE“ ab, mit dem seit März 2017 alle IT-Verfahren, die dem bund-länderübergreifenden Datenaustausch oder dem Datenaustausch mit Bürgern und Wirtschaft dienen, konform sein müssen. Der neue Standard wird zum 1. November 2024 verbindlich. Daher bittet der IT-Planungsrat seine Mitglieder, unverzüglich mit der Umsetzung der DIN SPEC 91379 zu beginnen. Zudem sind die Verwaltungen aufgefordert, zu bestimmten Stichtagen den Stand der Umsetzung im Detail zur berichten.

Umsetzung des Standards zieht sich durch alle Systeme

Die Verwaltungs-IT-Experten von cit schließen sich der Empfehlung des IT-Planungsrats vollumfänglich an. Die geforderte Unicode-Unterstützung zieht sich durch alle in der Verwaltung genutzten Systeme – vom Bürgerportal über alle internen Systeme bis hin zu speziellen Fachverfahren. Ein besonderes Augenmerkt sollten Verwaltungen und IT-Dienstleister dabei auf die an Bürger und Unternehmen gerichteten Online-Systeme legen. Über sie kommen die Daten digital in die Verwaltungen und deshalb ist hier eine korrekte Umsetzung besonders wichtig. „Entscheidend ist, dass bereits bei der Eingabe von Daten beispielsweise in Online-Anträgen alle Zeichen richtig codiert werden, sonst kann der Fehler in den folgenden Systemen nicht oder nur schwer korrigiert werden. Mit anderen Worten: jedes einzelne elektronische Formular, jede Online-Anwendung und jede App einer Verwaltung muss die Zeichen richtig verarbeiten können. Man kann sich vorstellen, dass man das nicht so eben nebenher sicherstellen kann, sondern das das in einem wohlstrukturierten Projekt umgesetzt werden muss”, erklärt Klaus Wanner, geschäftsführender Gesellschafter und Experte für E-Government bei cit.

Verwaltungen sollten daher frühzeitig auf die Hersteller der bei ihnen eingesetzten Softwaresysteme zugehen und die Konformität mit der DIN SPEC 91379 unverzüglich einfordern. Ebenso sollte bei Neuanschaffungen auf die vollständige Konformität mit dieser ab 2024 verpflichtenden Form geachtet werden – sonst holt man sich nur unnötigen Ärger ins Haus. „Als Softwarehersteller und gewissenhafter Partner unserer Kunden haben wir die vollständige Unterstützung der DIN SPEC 91379 in unserer Produktfamilie cit intelliForm bereits frühzeitig umgesetzt. Umso mehr wundert es uns, dass viele aktuell noch im Markt befindlichen Produkte diese Kernanforderung nicht erfüllen – und dass Verwaltungen sie aus Unkenntnis dennoch einführen”, erläutert Wanner eine offensichtliche Unbekümmertheit im Markt. „Der Imageverlust und rechtliche Schaden durch fehlerhaft ausgestellte Bescheide und Urkunden kann erheblich sein und durch den immer umfangreicher werdenden digitalen Austausch setzen sich Fehler immer weiter fort. Welche Amtsleiter möchte schon im Ruf stehen, immer wieder Datenschrott zu liefern?“

Mehr Informationen zur DIN SPEC 91379 für die Nutzung von Unicode in der Verwaltung finden sich auf den Seiten der entsprechenden KoSIT-Fachgruppe:
https://www.xoev.de/…
Mehr Informationen zu den cit-Lösungen im Bereich Formularmanagement, OZG sowie Fall- und Antragsmanagement für die öffentliche Verwaltung erhalten Sie hier: https://www.cit.de/loesungen