Sicherstellung der Steuer-Compliance in 1.300 Gemeinden und Kirchenstiftungen

Die Ausgangssituation

Das Gesetz zur Änderung des Umsatzsteuerrechts trat bereits 2017 in Kraft, öffentlichen Einrichtungen wurde jedoch eine Übergangsfrist bis voraussichtlich 31.12.2022 eingeräumt, in der sie ausreichend Zeit für eine möglichst reibungslose Umstellung bekommen sollten.

Um es den Unternehmen in dieser Zeit zu erleichtern, herauszufinden, ob und in welchem Rahmen sie von der Steuerrechtsänderung betroffen sind, wurde von der Kanzlei HLB Hussmann und dem E-Learning Anbieter C.C.Buchner21 ein integriertes Lernkonzept entwickelt, an dessen Ende die Sicherstellung der Steuer-Compliance steht.

Zielsetzung und Auftrag an Panvision

Panvision wurde im Rahmen des Projekts damit beauftragt, einen Online-Fragebogen mit integriertem Schulungsteil zu entwickeln, der die erforderliche Bestandsaufnahme in Gemeinden und Stiftungen ermöglicht und aufdeckt, wo und in welcher Höhe steuerliche Pflichten bestehen.

Durch die Fokussierung auf eine klare und einfache Nutzerführung sollte zudem sichergestellt werden, dass auch Personen, die nur über geringe Fach- und Computerkenntnisse verfügen, die Anwendung vollumfänglich nutzen können.

Die Anwendung im Detail

Um an der Befragung teilnehmen zu können, wurden die Gemeinden im Vorfeld per Post angeschrieben – die Zugangsdaten für den einmaligen Gebrauch wurden automatisch generiert und ebenfalls per Post verschickt, sodass die Nutzer lediglich die zur Anmeldung noch benötigten Angaben ergänzen und die Korrektheit der Daten bestätigen mussten.

Nach der Anmeldung gelangt der Nutzer zunächst zu einem Informationsteil, der ihn auf das Ausfüllen des Fragebogens vorbereitet und darüber aufklärt, welche Kenntnisse und Unterlagen er hierfür benötigt. Die Information erfolgt über blätterbare Screens, auf denen alles Wissenswerte übersichtlich präsentiert wird.

Anschließend startet der gelenkte Online-Fragebogen, der systematisch durch alle Tätigkeitsbereiche führt, innerhalb derer bei den Gemeinden und Kirchenstiftungen Einnahmen angefallen sein könnten. Hierzu werden dem Nutzer jeweils 45 Fragen gestellt, die er in Bezug auf vorhandene Einnahmen mit JA oder NEIN beantworten soll. Zum einfachen Verständnis sind schwierige Begriffe zusätzlich mit Erläuterungen versehen.

Sind keine Einnahmen angefallen, geht die Anwendung direkt zum nächsten Punkt über. Hat der Nutzer hingegen Einnahmen bejaht, werden teils komplexe Prüfroutinen mit mehrfachen JA-NEIN-Verzweigungen durchlaufen, die sicherstellen, dass alle Angaben stimmig sind und keine Fehler gemacht wurden. Fehlerhafte Eingaben, wie etwa unplausible Zahlen, werden dem Nutzer direkt angezeigt. Um auch komplexere Sachverhalte angemessen zu erheben, gibt es abschließend noch einen Anhang mit Freitexteingabe und einigen Multiple Choice-Fragen. Die eingegebenen Daten werden für jede Einheit automatisch interpretiert und übersichtlich dargestellt. So kann auf einen Blick erfasst werden, welche Einheiten als Unternehmer bzw. Nichtunternehmer gelten oder ob zum Beispiel die Regelungen für Kleinunternehmer anwendbar sind.

Die intuitive Menüführung erlaubt jederzeit eine Übersicht darüber, welche Schritte bereits erfolgreich abgeschlossen sind. Dazu speichert die Anwendung, an welcher Stelle der Nutzer aus der Bearbeitung ausgestiegen ist, um bei einem erneuten Aufruf direkt den letzten Bearbeitungsstand aufzurufen. Der Nutzer hat zudem die Möglichkeit, vor und zurück zu blättern oder die einzelnen Tätigkeitsfelder direkt anzusteuern. Alle Eingaben werden vom System zwischengespeichert und können bei Bedarf nachträglich korrigiert werden.

Erst mit Abgabe der Vollständigkeitserklärung wird die Erhebung der Daten abgeschlossen und der Fragebogen „eingereicht“. Gesamt- oder Teilergebnisse lassen sich zu Auswertungszwecken jederzeit exportieren, bzw. ausdrucken.

Das Ergebnis

Unter der Federführung der Kanzlei HLB Hussmann ist im Zusammenspiel mit C.C.Buchner21 und Panvision eine Anwendung entstanden, die für zahlreiche Unternehmen einen großen praktischen Nutzen mit sich bringt und sie dabei unterstützt, den Change Prozess unbesorgt zu durchlaufen. „Die Zusammenarbeit mit Panvision lief reibungslos“, berichtet Andreas Gerster, Geschäftsführer bei C.C.Buchner21 und fügt hinzu: „Für die Programmierung des Fragebogens und der Administrationsoberfläche wurden stets besonders nutzerfreundliche und schlanke Lösungen, wie zum Beispiel ein Ampelsystem, gefunden. Auf Änderungen bei den Anforderungen wurde schnell und agil reagiert, sodass das Projekt innerhalb des Zeitplans umgesetzt werden konnte. Wir freuen uns auf die Fortsetzung der Zusammenarbeit.“