Die praktische Umsetzung der Anwesenheitsdokumentation stellt für die verschiedenen Einrichtungen und Betriebe eine Herausforderung dar. Viele von ihnen greifen immer noch auf die veraltete Methode zurück und verwenden für die Erfassung der Besucherdaten ausgedruckte Papierlisten, bei der die Besucher handschriftlich ihre Daten dokumentieren müssen. Diese Umsetzungsmethode ist strenggenommen in Bezug auf die DSGVO unzureichend und darüber hinaus aufgrund der Ausdrucke unzähliger Papierlisten weniger umweltschonend. Des Weiteren kann zum einen die Listenverwaltung und zum anderen die Suche nach bestimmten Besuchern in den endlosen Papierblättern eine Herausforderung darstellen.
Aus diesem Grund wusste die Natalie Söll Vertrieb GmbH, dass eine digitale Lösung nötig ist, die sowohl DSGVO-konform arbeitet als auch die Anwesenheitsdokumentation für Besucher sowie Betreiber enorm erleichtert.
Mit ZOHO Forms können die Einrichtungen und Betriebe komplett ohne Programmierkenntnisse ansprechende Online-Formulare für die Erfassung der Besucherdaten erstellen und ihren Besuchern einen QR-Code bereitstellen. Der Besucher scannt mit seinem Smartphone oder Tablet den Code und wird automatisch zu dem vorhergesehenen Online-Formular weitergeleitet, in das er nur noch die erforderlichen Informationen eingeben muss. Der Zeitpunkt der Registrierung wird dabei automatisch erfasst und beim Verlassen kann der Besucher im Online-Formular die Check-out Zeit dementsprechend dokumentieren, sodass seine Aufenthaltsdauer nachgewiesen werden kann.
Mit der digitalen Lösung werden die Besucherdaten sicher und verschlüsselt übermittelt und gespeichert und können bei Bedarf jederzeit mit wenigen Klicks an die Behörden verschickt werden.
Ein weiterer Vorteil: Die Suche nach bestimmten Besuchern ist in der Datenbank wesentlich einfacher als endlose Papierblätter zu durchsuchen.
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