Gesellschafterliste: Welche Fehler Sie vermeiden sollten

Viele Unternehmen haben in den vergangenen Wochen und Monaten unliebsame Post erhalten: Bußgeldbescheide, die in einigen Fällen 10.000 Euro und mehr betragen konnten. Grund dafür waren Versäumnisse oder Fehler bei Eintragungen in die Gesellschafterliste oder in das 2017 neu geschaffene Transparenzregister.

„In einem besonders drastischen Fall haben wir kürzlich einem unsere Klienten durch Einspruch eine Zahlung über 12.000 Euro erspart“, berichtet Friedhelm Köster, Rechtsanwalt bei Ecovis in Schwerin. Im Normalfall bestehe bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) kein Handlungsbedarf. Die Gesellschafterliste, die als Anhang zum Handelsregister geführt wird und Auskunft über die Gesellschafter einer GmbH sowie deren Gesellschaftsanteile gibt, müsse nur korrekt und aktuell sein. „Wenn die Liste elektronisch abrufbar ist – das kann jedes Unternehmen selbst prüfen – und eventuelle Anteilsübertragungen oder Gesellschafterwechsel eingetragen sind, ist nichts zu befürchten“, erläutert Köster.

Wann Bußgelder erhoben werden

Wer aber geschlafen hat, dem drohen möglicherweise teure Überraschungen. Denn fehlerhafte Meldungen, nicht mitgeteilte Wohnungswechsel oder Namensänderungen ziehen Bußgelder nach sich, deren Höhe sich nach der Unternehmensgröße richtet, aber auch danach, ob ein Vorsatz vorliegt oder das Versäumnis nur auf Leichtfertigkeit beruht. Handelt es sich um Wiederholungstäter oder einen systematischen Verstoß, dann wird es meist noch teurer. Bei Versäumnissen schnell reagieren Köster empfiehlt, die Einträge regelmäßig zu überprüfen, gegebenenfalls sogar eine zusätzliche Eintragung ins Transparenzregister ins Auge zu fassen. „Wer Fehler feststellt, sollte möglichst sofort reagieren.“ An den Kosten dürfte das nicht scheitern. Sie liegen im Normalfall im dreistelligen Euro- Bereich. Wenn Handlungsbedarf besteht, sollte man auf einen Notar oder Rechtsanwalt zurückgreifen. Selbst wenn schon ein Bußgeldbescheid vorliegt, ist noch nicht alles verloren, vor allem dann nicht, wenn nachgewiesen werden kann, dass man schon tätig geworden ist.

Eine zusätzliche Eintragung ins Transparenzregister erübrigt sich in den meisten Fällen. Anders ist es, wenn eine Eintragung in die Gesellschafterliste nicht eindeutig ist, etwa bei Holdingstrukturen, Treuhandverhältnissen oder bei der Zusammenrechnung von Beteiligungen in Poolverträgen. „Dann muss eine zusätzliche Eintragung im Transparenzregister erfolgen“, sagt Köster.

Muss immer aktuell sein: die Gesellschafterliste

• Vorname, Name, Geburtsdatum, Wohnort
• Nennbetrag der Geschäftsanteile
• Laufende Nummer des Geschäftsanteils
• Beteiligung am Stammkapital der Gesellschafter in Prozent
• Gesamtumfang der Beteiligung
• Gesellschafter, die selbst Handelsgesellschaften sind: Firmenname, Satzungssitz, zuständiges Register und Registernummer
• GbR-Gesellschafter: Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohnort

Friedhelm Köster, Rechtsanwalt bei Ecovis in Schwerin