Datenschutz: Wie Arbeitgeber richtig mit Bewerberdaten umgehen

Die Unterlagen eines Bewerbers per E-Mail schnell noch an den Kollegen schicken, damit dieser sich ein Bild machen kann? Die Notizen aus dem Bewerbungsgespräch abheften oder in den sozialen Medien nach dem Kandidaten suchen? Im Alltag ist das häufig so, aber ist das auch korrekt und mit den Vorgaben des Datenschutzes vereinbar?

Was Chefs wissen und fragen dürfen

Unternehmen dürfen personenbezogene Daten von Bewerbern verarbeiten. Bewerber stimmen dem zu, wenn sie ihre Unterlagen schicken. Zu den Daten gehören Name, Anschrift, Berufserfahrung oder frühere Tätigkeiten. Auch wenn Arbeitgeber möglichst viel über Bewerber erfahren wollen, dürfen sie nur die Informationen sammeln, die sie brauchen, um deren Eignung zu prüfen. „Natürlich nutzen Arbeitgeber auch soziale Medien, um mehr über jemanden zu erfahren“, berichtet Ecovis-Rechtsanwalt Thorsten Walther aus der Praxis, „das ist erlaubt, denn diese Inhalte sind frei verfügbar.“ Fragen nach Schwangerschaft und Schwerbehinderung sind hingegen tabu. „Das verstößt gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz“, so Walther.

Wann der Arbeitgeber die Zustimmung zur Datenverarbeitung einholen muss

Schickt ein Arbeitsuchender seine Bewerbung, dann stimmt er damit der Verarbeitung seiner Daten zu. Will ein Arbeitgeber jedoch einen Bewerberpool aufbauen und die Daten für einen späteren Zeitpunkt aufheben, ist das anders. Dann muss der Bewerber der Aufbewahrung seiner Daten zustimmen. „Das passiert am besten schriftlich oder bei Online-Bewerbungen über das Setzen eines Häkchens“, erklärt Ecovis-Experte Walther. Diese Zustimmung gilt grundsätzlich unbefristet, sie ist aber jederzeit widerrufbar.

Wer Bewerbungsunterlagen sehen darf

Bewerbungsunterlagen sichten dürfen nur Mitarbeiter, die mit der Einstellung beauftragt sind und ein Mitspracherecht bei der Auswahl haben. Eine Bewerbung weiterzuleiten, um die Meinung eines unbeteiligten Kollegen einzuholen, ist nicht erlaubt. „Unternehmen sollten daher klar festlegen, wer mitentscheidet. Das sollte auch entsprechend dokumentiert sein“, sagt Walther.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten

Kommt ein Arbeitsvertrag zustande, dürfen Unternehmen die Daten mindestens bis zum Vertragsende speichern. Gibt es beispielsweise eine betriebliche Altersversorgung, dann dürfen sie die Bewerberdaten auch noch über das Vertragsende hinaus speichern.

Wer einem Bewerber absagt, sollte dessen Daten bis zu sechs Monate aufbewahren. Warum? Falls der Arbeitgeber nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz verklagt wird, „was in der Praxis durchaus vorkommt“, so Thorsten Walther, muss er sich verteidigen können. Nach der Sechs-Monats-Frist müssen Unternehmen nicht nur die Bewerberdaten, sondern auch alle Notizen aus einem Bewerbungsgespräch sowie intern per E-Mail weitergeleitete Bewerbungsunterlagen löschen.