Projektplanung, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung – alles in einer Software kombiniert

Auf der Suche nach der passenden Software zur Projektzeiterfassung habe er sehr viele Programme getestet, so Heinz Neuffer. Schließlich sei die Entscheidung Anfang dieses Jahres für die Software von Xpert-Timer gefallen aufgrund der praktischen Kombination von Projektplanung, Dokumentenmanagement und Zeiterfassung in nur einer Software. Dem Inhaber war es außerdem wichtig, dass er keine zusätzliche Hardware für das Programm benötigt, sondern die Software direkt auf dem internen Server seines Konstruktionsbüros installieren konnte.

Erfolgreicher Wechsel zur Xpert-Timer-Software

„Bevor wir zu Xpert-Timer gewechselt haben, arbeiteten wir mit einem anderen Zeiterfassungsprogramm. Frau Schälchli hat uns bei der Umstellung von unserer vorherigen Software auf den Xpert-Timer sehr geholfen und viel Zeit investiert, obwohl wir nur ein kleines Büro sind und bestimmt nicht zu den größten Kunden von Xpert-Timer zählen“, freut sich Herr Neuffer, „Hut ab für das große Engagement!“

Nach der erfolgreichen Umstellung auf die Software von Xpert-Timer habe er zudem von hilfreichen Tipps seitens des Supports profitiert, um sich möglichst schnell in den verschiedenen Bereichen des Programms zurechtzufinden. „Die zahlreichen Kombinationsmöglichkeiten, Filter- und Gruppierungsoptionen im Auswertungsmodul haben uns am Anfang manchmal einen Streich gespielt, wenn Einträge am PC des einen Mitarbeiters sichtbar waren, beim Kollegen jedoch nicht. Manchmal lag dieser Umstand aber einfach nur an einem zuvor gesetzten Filter. Filter entfernt – Daten wieder sichtbar. Mit der Zeit hat man den Dreh raus“, so das erfreuliche Feedback des Inhabers.

Benötigte Kapazitäten kalkulieren

„Wir sind ein kleines Konstruktionsbüro im Bereich Maschinenbau und Fertigungstechnik. Von unseren Kunden bekommen wir Aufträge, die aus vielseitigen Aufgaben bestehen. Bevor wir allerdings einen Kundenauftrag annehmen, erstellen wir mit dem Xpert-Timer eine grobe Terminplanung. Dazu schätzen wir die Arbeitszeiten, die mit den jeweils gestellten Aufgaben verbunden sind und beziehen den Startzeitpunkt sowie das geschätzte Ende mit ein. So können wir sofort die erforderlichen Arbeitsstunden für unsere Mitarbeiter sowie die benötigten Zeitfenster kalkulieren und entscheiden, ob uns genügend Kapazitäten zur Verfügung stehen, um den Auftrag anzunehmen.“

Ein echtes Plus – die Dokumentenverwaltung

Im Xpert-Timer können projektbezogene Dokumente gespeichert und verwaltet werden. Ob die Dokumente direkt in der Datenbank oder aber als Link zum Dokument gespeichert werden, entscheidet der Benutzer. Über Sicherheitsstufen lässt sich zudem die Sichtbarkeit der Dokumente regeln. Durch den Einsatz der Dokumentenverwaltung wird der Zugriff auf die im Unternehmen gespeicherten projektbezogenen Dokumente erleichtert.

„Für unser Konstruktionsbüro sind das Dokumentenmanagement sowie die Zeiterfassung die wichtigsten Funktionen, die wir täglich im Xpert-Timer nutzen. Die Aufgaben, die mit einem Auftrag verbunden sind, legen wir im Projektmanager in Form von Unterprojekten zum eigentlichen Auftrag an. Während der Projektdauer erfassen wir dann zu diesen Unterprojekten alle projektbezogenen Zeiten und Dokumente“, berichtet Heinz Neuffer.

Notizfunktion erleichtert Dokumentation

Im Xpert-Timer ist es möglich, in den Projekteigenschaften Notizen zu Projekten zu hinterlegen. Das können z. B. Zugangsdaten sein, Hinweise zum Projekt, noch offene Fragen oder Besprechungsnotizen. Ebenso kann die laufende Kommunikation mit einem Kunden über die Erstellung von Notizen in der Kundenverwaltung abgebildet werden. Diese Notizen lassen sich später nach Wörtern im Text filtern oder per Datum eingrenzen. Besondere Abmachungen und Gespräche mit dem Kunden sollten hier eingetragen werden.

Diese Funktion nutzt auch das Team des Konstruktionsbüros Neuffer: „Die Notizfunktion schafft Transparenz und dient uns vor allem zu Dokumentationszwecken“, schildert Herr Neuffer.

Informationen zur neuen Version 7 der Xpert-Timer-Software und generelle Produktinformationen unter www.xperttimer.de.