Neujahrsputz: Aufbewahrungsfristen von wichtigen Dokumenten

Ich möchte den überquellenden Aktenschrank aussortieren. Was kann weg?
RA Tobias Klingelhöfer: Kassenbelege sollte man für die Dauer der Gewährleistungszeit – in der Regel zwei Jahre – aufbewahren. Aber Vorsicht: Möbel, Elektronik oder Schmuck gehört zum versicherten Hausrat. Deren Kassenbelege sollten über die gesamte Gebrauchsdauer aufbewahrt werden. Weg können wirklich alte Rechnungen und Kontoauszüge. Eine Übersicht über die Aufbewahrungsfristen für Dokumente von Privatpersonen gibt es zum Beispiel auf der Webseite der ARAG unter https://www.arag.de/auf-ins-leben/selbststaendigkeit/aufbewahrungsfristen/ .

Was kann zu Hause bleiben, was sollte besser ins Schließfach?
RA Tobias Klingelhöfer: Oft ist es sinnvoll, von wichtigen Dokumenten Kopien anzufertigen und diese getrennt vom Original aufzubewahren. Um sich für den Fall eines Einbruchs oder Hausbrands abzusichern, sollte man dann für die Originale ein Bankschließfach nutzen. Dort sollte eine Liste mit allen wertvollen Einrichtungsgegenständen hinterlegt werden. Diese Aufstellung hilft der Hausratversicherung im Schadensfall, die Kosten zu beziffern.

Was lässt sich digitalisieren? Kann man Unterlagen per Scan in der Cloud ablegen oder lieber nicht?
RA Tobias Klingelhöfer: Nur in Papierform aufheben, was unbedingt sein muss und alles andere einscannen ist ein neuer Trend. Wer sich darüber vorher informiert hat und die Dokumente dann fachgerecht in der Cloud ablegt, ist eigentlich auf der sicheren Seite. Das Problem: Gesetzliche Regelungen erfordern zum Beispiel Rentendokumente, Gehaltsnachweise und Versicherungsscheine zusätzlich in Papierform zu archivieren. Da hat man die Arbeit letztendlich zweimal.

Heben wir alle zu viel auf – oder eher zu wenig?
RA Tobias Klingelhöfer: Das ist ganz unterschiedlich und vom Typ abhängig. Einige Leute machen sich zu viel Arbeit und archivieren auch noch den Kassenbon vom längst verzehrten Supermarkt-Einkauf. Andere heben nicht einmal ihre Sozialversicherungsnachweise auf. Das ist natürlich grob fahrlässig. Solche Unterlagen müssen unbedingt mindestens bis zur Rente aufbewahrt werden.

Was kann im schlimmsten Fall passieren?
RA Tobias Klingelhöfer: Leider passiert es immer noch sehr häufig, dass Handwerkerrechnungen entsorgt werden, sobald die Arbeiten zur Zufriedenheit erledigt sind. Viele wissen nicht, dass die Auftraggeber von Handwerkerleistungen an Haus oder Grundstück nach § 14b Abs. 1 Satz 5 des Umsatzsteuergesetzes verpflichtet sind, Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufzubewahren; bei der Errichtung von Bauwerken sogar fünf Jahre. Diese Bestimmung betrifft seit 2004 alle Empfänger der entsprechenden Leistungen – ob Eigentümer oder Mieter – und damit letztendlich jeden Steuerzahler. Das dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit und der damit zusammenhängenden Steuerhinterziehung. Wenn das Finanzamt dann ermittelt und ein Auftraggeber keine Unterlagen über eine ordentliche Abrechnung der Handwerkerleistungen mehr vorzuweisen hat, ist der Ärger vorprogrammiert.

Papiermüll oder Reißwolf: Auf was muss man beim Entsorgen achten?
RA Tobias Klingelhöfer: Immer wieder nutzen Gauner und Betrüger private Informationen für ihre Machenschaften. Deshalb ist stets Vorsicht geboten: Dokumente mit sensiblen Daten wie Kontonummern oder Kreditkartendaten sollten nicht einfach im Papierkorb entsorgt, sondern zuvor geschreddert werden. Im Büro- und Elektrohandel gibt es Aktenvernichter, die für den privaten Haushalt geeignet sind, schon für wenig Geld.

Wie ordnet man am besten seine Unterlagen, damit das nächste Ausmisten schneller vonstattengeht?
RA Tobias Klingelhöfer: Damit die Papierberge nicht zu hoch wachsen, sollte man mindestens einmal im Jahr einen Blick in die Ordner werfen. Gibt es viel zu archivieren, z. B. bei Selbstständigen oder Bauherren, kann man über eine Digitalisierung der wichtigsten Dokumente nachdenken. Es bieten sich aber auch Mehrfachordner an, in denem man Bankangelegenheiten, Versicherungsunterlagen, Steuersachen und ähnliches getrennt abgeften kann. Für Privatpersonen reicht manchmal aber auch ein Ordner, wo alles chronologisch abgeheftet wird, was aufbewahrt werden muss. Im Fall der Fälle muss man dann halt ein bisschen suchen, bis das fragliche Dokument gefunden ist.