„Bei uns kommt jeder zu Wort“ – Warum die Arbeit an der Besprechungskultur im Haus Sinn macht

Vier Projekteinrichtungen

Insgesamt wurden für das Projekt „WIND“ vier Einrichtungen – zwei je Partner – aus den Bereichen der Kinder- und Jugendhilfe, der Dienste für Menschen mit Behinderung sowie der Altenhilfe ausgewählt.. Die Bruckberger Heime (Diakonie) sowie das Kinder- und Jugendhaus Stapf (Caritas) kamen in der Pilotphase zum Zug, das Stift St. Josef (Caritas) sowie das Hans Roser Haus in Roth (Diakonie) folgten ein Jahr versetzt mit dem gleichen Vorgehen, bei dem nun aber die Erfahrungen aus der Pilotphase einfließen konnten.

„Die beiden Partner, vertreten durch den Vorstandsvorsitzenden Dr. Mathias Hartmann sowie den Caritasdirektor Michael Schwarz, verfolgen im Wesentlichen vier Ziele“, erläutert der Leiter des Projekts, Michael Zirlik (Diakonie Neuendettelsau). So soll ein Vorgehen zur Erhebung und Weiterentwicklung von Unternehmenskultur entwickelt werden. Als Arbeitgeber streben die beiden Träger eine hohe Attraktivität und Demografiefestigkeit an. Die Mitarbeitermotivation und -bindung soll verbessert und ein gemeinsames Lernen über Einrichtungs-, Bereichs-, Träger- und Konfessionsgrenzen hinweg ermöglicht werden. Darüber hinaus geht es auch darum auszuloten, wie in Zeiten von Fachkräftemangel und nachlassender Kirchenbindung künftig kulturelle Vielfalt der Mitarbeitenden bei konfessionellen Trägern gelebt werden kann.

Dazu wurden in den vier Einrichtungen Unternehmenskultur und gelebte Werte mit Hilfe eines Fragebogens erhoben und in Workshops mit Mitarbeitenden und Führungskräften reflektiert.
Anschließend wurden Veränderungsprojekte mit einem hohen Bezug zu Unternehmenskultur und Werten identifiziert und von Mitarbeitenden der Einrichtungen, die extra hierfür qualifiziert wurden, umgesetzt.
Michael Zirlik betont dabei: „Die eingesetzten Methoden sollen dazu dienen, Vielfalt anzuerkennen und sich nicht auf ein Bild oder eine Lösung verständigen zu müssen. Stattdessen werden Austausch, Dialog, und Zuhören gefördert. Dieses Vorgehen verfolgt die Absicht, zu verstehen und zu vertiefen statt zu bewerten und auszugrenzen. Und es geht darum, nicht nur über Kultur zu sprechen, sondern diese vor allem anhand konkreter Projekte weiter zu entwickeln.“

Die Mitarbeitenden schließlich sollen für die aktive Mitgestaltung ihrer Unternehmenskultur begeistert werden. Dialog wird ermöglicht, Partizipation gefördert und Diversität gelebt, durch Schaffung von Räume zur Beteiligung und Mitwirkung für alle. Die Vielfalt der beteiligten Mitarbeiter vom Berufsschüler über Hausmeister bis hin zu Wohnbereichsleitungen wurde überall bereits während der Workshops als bereichernd empfunden.

Kulturveränderung braucht Zeit

In den Prozess werden möglichst viele Mitarbeitende aus allen Alters- und Berufsgruppen breit eingebunden. Entscheidend für die Auswahl des Projektthemas war jeweils, wo die meiste Energie bei den Mitarbeitenden erwartet und mit welchem Projekt die größte Wirkung erzielt wird. Parallel dazu wurden Mitarbeiter qualifiziert, die mit ihren Kollegen drei bis vier Teilprojekte starten und schrittweise umsetzen konnten.

Vor Kurzem wurden nun erste Ergebnisse dargestellt: „Es geht uns nicht ums Papier, sondern wir wollen zeigen, wie wir daran gearbeitet haben, wie viel Energie frei geworden ist“, sagte Sabine Grebner, Teilprojektleiterin und zuständig für die Aktivitäten in den Einrichtungen der Caritas Nürnberg. „Kulturveränderung braucht Zeit und ist schwer zu messen“.

Mit den „WIND“-Methoden wird nun an bestehenden und neuen Projekten weiter gearbeitet. Dabei gibt es auch einen bereichsübergreifenden Austausch, denn „…wer sich persönlich kennt, tauscht sich auch fachlich leichter aus“, weiß Grebner.

Frischer „WIND“ für die Besprechungskultur im Seniorenheim Stift St. Josef

Auf einem „Info-Marktplatz“, zu dem alle Mitarbeiter eingeladen waren, wurden zunächst die Ergebnisse der Kulturerhebung vorgestellt. Jede Projektgruppe hatte dafür ein Poster mit ihrem Projektthema und den Werten, die dabei berücksichtigt werden sollen, vorbereitet. Dafür gab es zwei Termine, sodass sich möglichst viele Kollegen vor oder nach ihrer Schicht einbringen konnten. Kleine Snacks und Getränke sorgten für eine entspannte Atmosphäre. Ziel war es, möglichst viele für eine Mitarbeit in den Projekten zu begeistern.

Unter den insgesamt 62 Mitarbeitenden aus den Bereichen Hauswirtschaft, Betreuung, Verwaltung und Pflege fanden sich bald weitere Mitstreiter. Das Thema stieß auf großes Interesse und wurde gut angenommen. Im Seniorenheim Stift St. Josef hat sich so unter anderem die Projektgruppe „Kommunikation“ gebildet.

„Schön, dass etwas passiert“, lautete einer der Kommentare. „Beim ersten Treffen hat erstmal jeder geschimpft und Frust rausgelassen“, erzählt Verwaltungsmitarbeiter Michael Neumann. Bei zwei weiteren Treffen klang der Ärger ab und beim dritten Treffen wurde es produktiv. Wichtig war es dabei, deutlich zu machen, dass jeder Mitarbeitende sich und seine Ideen einbringen kann.

Gemeinsam erarbeitete man Kommunikationsstrukturen, in denen fixiert wurde, wer wen wie oft trifft. Werte wie Respekt und ein angemessener Umgang sollen künftig den Austausch im Senioren- und Pflegeheim Stift St. Josef prägen. Unter dem Motto „SAG ES“ wurden dazu Stichworte gesammelt: „Sichtweisen schildern“, „Auswirkungen beschreiben“ „Gefühle benennen“, „Erfragen, wie der andere die Situation sieht“ und „Schlussfolgerungen ziehen“.

Kommt jeder zu Wort oder redet nur einer?

Die Ergebnisse sollten sichtbar sein, aber auch den Umgang miteinander beeinflussen. „Kleine Veränderungen mit einem Bezug zu Werten sind wichtig“, meint Sabine Grebner. „Wie reden wir miteinander? Kommt jeder zu Wort, oder redet nur einer?“, sind dabei wichtige Fragen.
Hilfreich waren für die Projektgruppenmitglieder hierbei Methoden wie beispielsweise der Circle, die Verwendung eines Redeobjektes oder die Visualisierung des Besprochenen auf einem Flipchart, welche sie in der Qualifizierungsreihe gelernt hatten.

Seit einigen Monaten greift nun die neue Struktur. „Die vereinbarten Kommunikationsregeln werden tatsächlich eingehalten“, freut sich Sabine Grebner. In den Regeln ist zum Beispiel festgehalten, dass man sich ausreden lässt, nicht mit den Augen rollt und den Gesprächspartner ernst nimmt.

In den anderen Häusern wurde in ähnlicher Struktur an Themen gearbeitet wie zum Beispiel „Anerkennungskultur“, „Fachkräftegewinnung“ oder „Verbesserungskultur“. Die Ergebnisse fließen dann in einen Abschlussbericht ein, der im kommenden Jahr veröffentlicht werden soll. Bereits jetzt überlegen sich aber beide Träger, wie das erfolgreiche Vorgehen aus WIND auch nach dem Projekt weiter in der Organisation multipliziert werden kann.