Digitalisierungsstrategien funktionieren nur gemeinsam

Professionell begleitet vom Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung (IVM²) wurde in acht Modellkommunen der digitale Ist-Zustand ermittelt. Das Institut, das in den Akteuren Wilfried Kruse und Prof. Dr. Frank Hogrebe jahrzehntelange Verwaltungserfahrung mit wissenschaftlicher Analyse vereint und bereits für andere Kommunen ähnliche Konzepte entwickelte, hat aufbauend auf dieser Erfassung und Bewertung individuelle Empfehlungen für die Kommunen und eine konkrete E-Government-Strategie für den Zweckverband entwickelt.

Die Digitalisierung der Informationstechnik stellt die öffentlichen Verwaltungen vor neue und einschneidende Veränderungen. Einerseits stehen weiterentwickelte technische Möglichkeiten zur Verfügung, andererseits steigen die Erwartungen und Anforderungen auf Seiten der Unternehmen, Bürgerinnen und Bürger an eine moderne, digitale Verwaltung.

Das krz ist als erfahrener Partner für E-Government, Digitalisierung und Transformation bestens für diese Aufgabe gerüstet, wie die erfolgreichen Bürgerserviceportale in nahezu allen Verbandskommunen und vergangene Erfolge in den Bereichen Open Data und Dokumenten-Management-System (DMS) beweisen.

Um die Umsetzung u.a. der EGov-Gesetze (Bund und Länder) sowie des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und die passende Entwicklung der Digitalisierungsstrategie in den Verbandskommunen optimal zu koordinieren, hat der Lemgoer Serviceprovider die Arbeitsgruppe E-Government gegründet. Der stellvertretende Geschäftsführer des krz Lars Hoppmann betont: „Die Digitalisierung der Kommunen ist vorrangig ein Thema für die gesamte Verwaltungsorganisation und kann nicht nur aus Sicht der IT betrachtet werden. Sie betrifft jeden in der Verwaltung, vom Bürgermeister bis zum Hausmeister. Eine übergreifende Steuerung der Aktivitäten ist daher von großem Vorteil.“ Um ihre Arbeit auf eine solide Basis zu stellen, hatte die AG im Winter beschlossen, die Ausgangslage im Zweckverband aufzunehmen und zu analysieren.

Am 25. Juni stellten Kruse und Hogrebe der E-Government AG nun ihre Ergebnisse vor, die in insgesamt 177 Handlungsempfehlungen resultierten. Dabei hoben sie das Engagement des krz und der Modellkommunen hervor, sich dem Risiko der Kritik zu stellen. „Das zeigt, dass das krz die Zeichen der Zeit erkannt hat“, meinte Kruse. Den einzelnen Verwaltungen geben sie zwischen elf und 20 Maßnahmen auf den Weg, das krz selbst erhält 18 Hausaufgaben.

In ihrem Vortrag betonten die Institutsleiter mehrere grundlegende Punkte:

• E-Government gibt es nicht zum „Nulltarif“, weder beim Personal noch bei den Finanzen. Von daher wird auch den 31 Verbandsmitgliedern, die nicht zu den Referenzkommunen zählten, Empfehlungen zur Personalausstattung und Finanzen mit auf den Weg gegeben.
• Ebenso ist die Prozessoptimierung in allen Mitgliedskommunen ein wichtiges Thema und soll mit besonderem Engagement, ggf. im Rahmen eines strukturierten Projektes vom krz angegangen werden.
• Durch die Aufgaben- und Verantwortungsteilung zwischen kreisangehörigen Städten und Gemeinden und „ihrem“ Kreis ergeben sich weitere E-Government-relevante Handlungsfelder im Sinne eines gemeinsam zu verabredenden „Digitalen Procedere der Zukunft“.
• Der Abschlussbericht hebt die E-Government-Handlungsfelder deutlich hervor, die in den nächsten Jahren zur digitalen Umsetzung anstehen. So sind alle Mitgliedskommunen verpflichtet, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, um gemäß der Vorgabe des Onlinezugangsgesetzes (OZG) spätestens in 2022 ihre Verwaltungsverfahren elektronisch anzubieten.

„Das krz hat auf der Basis seiner erfolgreichen, richtungweisenden Arbeit und bundesweiten Verzahnung beste Voraussetzungen sowie auf Basis dieses Projektes die besondere Chance, die zukünftigen Aufgaben und Potenziale des Digitalen Zeitalters für seine Verbandsmitglieder (mit) zu gestalten“, zieht der Bericht Fazit. Der Verbund in einer starken Gemeinschaft ist ein wesentlicher Pluspunkt, der den krz-Mitgliedern deutliche Vorteile gegenüber anderen Kommunen verschafft, die eigenständig die digitalen Herausforderungen stemmen müssen.

Die Referenzkommunen, die stellvertretend für die übrigen Städte und Gemeinden untersucht wurden, haben dazu ihre Daten, Sachstände, Planungen wie auch vorhandene Stärken, Einschätzungen, Defizite etc. für alle Mitglieder der E-Government AG zur Verfügung gestellt. Zudem enthält der Bericht Arbeitshilfen, die es interessierten Verbandskommunen ermöglichen, die Bestandsaufnahmen aus den acht untersuchten Verwaltungen in der eigenen Organisation nachzuvollziehen.

So schafft das krz die Grundlage für eine gemeinsame E-Government-Strategie für seine Verbandsmitglieder. Die Maßnahmen sollen unter dem Ziel der „Digitalen Revolution“ bis 2020 in allen Verbandskommunen umgesetzt werden, um das Vertrauen in die Aktualität und Verlässlichkeit der Verwaltungen zu erhalten. „Das schaffen wir nur mit interkommunaler Zusammenarbeit, indem wir die digitale Zukunft auf Augenhöhe gemeinsam gestalten. Es ist Zeit, die PS auf die Straße zu bringen“, betont Lars Hoppmann zum Abschluss der Veranstaltung.