Digitalisierung: Weniger Papier ist besser

Das Sammeln und Ordnen von Belegen könnte bald Vergangenheit sein, erlaubt die Finanzverwaltung doch längst das Einscannen und die elektronische Weiterverarbeitung von Belegen. Voraussetzung ist die saubere Dokumentation der Scan-Vorgänge, das Speichern der digitalen Belege über eine Archivierungssoftware und die ordentliche Dokumentation der Arbeitsprozesse (siehe auch Tipp). Thorsten Blümel, Ecovis-Steuerberater in Aschaffenburg, setzt die dafür entwickelte Datev-Software ein. Etwa die Hälfte seiner Mandanten hat bereits umgestellt. Er hofft, dass bis Jahresende alle dabei sind. „Dann können meine Mitarbeiter und ich die Beratung noch weiter intensivieren. Auch für meine Mandanten wird es einfacher. Sie können etwa ihre Reisekostenabrechnung schon im Zug machen, Belege abfotografieren, hochladen und abschicken“, schildert er das Verfahren. Größere Dokumente werden eingescannt. Der Investitionsaufwand für seine Mandanten sei übersichtlich: Dokumentenscanner gebe es schon relativ günstig. Dazu kämen Programmkosten der Datev sowie geringe Mehrkosten für den zusätzlichen Speicherplatz für die im PDF-oder Tiff-Format archivierten Unterlagen im ganz niedrigen zweistelligen Bereich.

Sein Mandant Daniel Jäger ist ebenfalls zufrieden. Mit seiner Aschaffenburger Firma Dan Hunter betreut er Marketing-Kampagnen im Web und in sozialen Medien, berät in Sachen Firmennetzwerke und Server und erstellt Webseiten. Er arbeitet mit der Datev-Lösung. Sein Papierverbrauch habe sich um 90 Prozent reduziert. „Ich muss fast nichts mehr ausdrucken und verarbeite fast alles elektronisch“, sagt er. „Für mich ist es ist einfacher, schneller und übersichtlicher geworden.“

Auch Bernd Kremer, geschäftsführender Gesellschafter der Aunex GmbH in Seedorf bei Schwerin, erkennt nur positive Aspekte. „Nach dem Einscannen ist alles archiviert und gesichert.“ Kremers Unternehmen liefert Dienstleistungen rund um Automatisierungsnetzwerke für Betriebe, die automatisierte Anlagen betreiben. „Ich war von Anfang an offen für eine solche Lösung“, sagt Kremer, der Mandant des Schweriner Ecovis-Steuerberaters Axel Beck ist und das System Addison OneClick nutzt.

Steuerberater Blümel sieht keine Alternative zur Digitalisierung. Statt vom papierlosen spricht er aber lieber vom papierarmen Büro: „Notarielle Urkunden und Verträge oder Dokumente zu wichtigen haftungsrechtlich relevanten Themen bewahre ich weiter in Papierform auf“, berichtet er.

Ersetzendes Scannen
Für das ersetzende Scannen hat die Bundessteuerberaterkammer zusammen mit dem Bundessteuerberaterverband eine „Muster-Verfahrensdokumentation zur Beleg-Digitalisierung“ vorgelegt. Sie enthält alle Verfahren und Maßnahmen für die revisionssichere Digitalisierung und elektronische Speicherung. Wer den Prozess im Unternehmen etablieren möchte, sollte unbedingt einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer hinzuziehen. Fragen Sie Ihren Ecovis-Berater.

Axel Beck, Steuerberater bei Ecovis in Schwerin
Thorsten Blümel, Steuerberater bei Ecovis in Aschaffenburg