Drei Fragen zu Kontrollen am Arbeitsplatz

Herr Müller, dürfen Chefs den PC des Mitarbeiters kontrollieren?
Es ist dem Arbeitgeber nur dann gestattet, den Browserverlauf und E-Mail-Account des Arbeitnehmers einzusehen, wenn eine private Nutzung im Betrieb ausdrücklich verboten ist. Von einer Erlaubnis der privaten Nutzung wiederum ist bereits dann auszugehen, wenn kein Verbot vereinbart wird und das Schreiben privater Mails im Betriebsalltag mangels Kontrolle geduldet wurde. Doch selbst wenn der Chef in diesem Sinne die private Nutzung erlaubt, sind die Hürden für den Zugriff auf die elektronischen Nachrichten des Arbeitnehmers sehr hoch.

Darf der E-Mail-Verkehr ehemaliger Beschäftigter angeschaut werden?
Der Zugriff auf E-Mails Ehemaliger ist nur nach vorheriger Genehmigung durch den Datenschutzbeauftragten des jeweiligen Unternehmens erlaubt. Es ist deshalb immer ratsam, ein absolutes Verbot mit den Angestellten zu vereinbaren und das auch vertraglich festzulegen. Vor dem Ausscheiden eines Beschäftigten können dann im Beisein des ausscheidenden Mitarbeiters entsprechende Vorkehrungen – wie etwa die Übertragung der E-Mail-Daten beispielsweise an den Rechner des Chefs – getroffen werden.

Wie sehen die Regeln aus, wenn ein Mitarbeiter krank ist? Es könnten ja für die Praxis relevante Daten in der Post sein.
Im Grunde gelten im Fall von Krankheit eines Mitarbeiters die gleichen Regeln. Der Chef darf nur auf den Rechner zugreifen, wenn mit dem Mitarbeiter eine rein dienstliche Nutzung vereinbart wurde. Hat der kranke Kollege mit wichtigen Partnern der Praxis Kontakt, kann es erforderlich sein, seine E-Mails zu lesen. Allerdings muss der Chef erklären können, warum er auf bestimmte Daten zugreift. Auch für solche Fälle sollten bereits im Arbeitsvertrag klare Spielregeln festgelegt sein.

Thomas G.-E. Müller, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Ecovis in München