Ladenkasse: Auf Heller und Cent

Seitdem die Bundesregierung mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen den Steuerhinterziehungen bei Bargeldgeschäften den Kampf angesagt hat, sind die Anforderungen an die Kassenführung massiv gestiegen. Durch ein ganzes Bündel an Maßnahmen soll Manipulationen insbesondere beim Einsatz von elektronischen Kassensystemen ein Riegel vorgeschoben werden.

Zwar greifen die Vorschriften des neuen Gesetzes erst ab 2020, doch hat der Gesetzgeber noch einmal nachgelegt und verfügt, dass die Finanzbeamten schon jetzt die Möglichkeit zu einer Kassennachschau haben. Die Prüfer können also unaufgefordert und unangekündigt in den Hofladen oder zum Marktstand kommen und sich vor Ort von der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung überzeugen. Auch wer seine Bareinnahmen im Hofladen ohne elektronische Hilfe aufzeichnet, sollte vorgewarnt sein. Offene Ladenkassen werden ebenfalls geprüft.

Bargeld täglich zählen
Bei einer Kassennachschau kontrollieren die Prüfer tagesaktuell, ob die Erfassung der Bareinnahmen vollständig und laufend erfolgt. Da sich der Finanzbeamte nicht mehr vorab anmelden muss, bleibt dem Betriebsinhaber gar nichts anderes übrig, als jeden Abend die Einnahmen zu zählen und genau zu dokumentieren. Von den Fällen einmal abgesehen, in denen Registrier-oder PC-Kassen die Arbeit erledigen, sind gerade bei offenen Ladenkassen einige Hürden zu meistern, um nicht angreifbar zu sein.

Denn es geht nicht nur darum, die schwarzen, wirklich betrügerischen Schafe zu finden. Die Kassennachschau dient auch dazu, rein formale Fehler aufzudecken. Denn bereits solche Schnitzer berechtigen den Prüfer dazu, die Betriebseinnahmen durch Zuschätzungen anzuheben und damit für zusätzliche Steuereinnahmen zu sorgen. Es können also nicht unerhebliche Steuernachzahlungen drohen. Ganz zu schweigen davon, dass in schwereren Fällen strafrechtliche Vorwürfe im Raum stehen. „Damit werden auch ehrliche Landwirte zu Opfern, wenn sie nicht auf die Formalien achten“, klagt Stefan Mack, Steuerberater bei Ecovis in Giengen, und warnt: „Direktvermarkter und andere Landwirte, die laufend Bargeld einnehmen, müssen besonders aufpassen.“

Gefürchtete Zuschätzungen
Wie läuft eine Kassennachschau ab? Sie erfolgt ohne vorherige Ankündigung. Allerdings dürfen die Prüfer lediglich die Geschäftsräume aufsuchen, und das nur während der üblichen Öffnungszeiten. Private Wohnräume sind tabu. In schwerwiegenden Fällen gibt es jedoch auch hier Ausnahmen. Im Rahmen der Nachschau dürfen die Prüfer die Geschäftsräume nicht durchsuchen, sondern sie sehen sich nur die Kasse und die Aufzeichnungen dazu an. Gibt es im Hofladen etwa nur eine Schublade mit einer Geldkassette, verlangt der Prüfer einen Kassensturz und lässt sich die Kassenaufzeichnungen der Vortage vorlegen. Er zählt das Geld und vergleicht den Ist-Stand mit den Aufzeichnungen. „Konkret heißt das für den Betriebsinhaber, dass er seine Ladenkasse jeden Abend zählen muss“, sagt Hans Laimer, Steuerberater bei Ecovis in Landau. „Ein Zählprotokoll dazu ist sehr hilfreich, um nachweisen zu können, dass tatsächlich ein Kassensturz gemacht wurde.“ Sollte der Prüfer feststellen, dass die Kasse seit Tagen oder Wochen nicht mehr gezählt wurde, oder können ihm keine vollständigen und richtigen Kassenberichte vorgelegt werden, drohen die gefürchteten Zuschätzungen.

Verschärfend kommt hinzu, dass sich die Prüfer zunächst nicht zu erkennen geben müssen. Damit können sie sich das Geschehen im Laden und die Handhabung der Kasse in Ruhe ansehen. Darüber hinaus sind sie berechtigt, vorab Testkäufe durchzuführen. Verweigert man dem Prüfer den Zutritt, ist zu befürchten, dass er direkt eine Außenprüfung ansetzt. Das gilt auch für den Fall, dass der Beamte auf Unregelmäßigkeiten stößt. Die Verweigerung der Kassennachschau stützt sicherlich den Verdacht, dass etwas nicht stimmt. Auch wer in der Vergangenheit bei Betriebsprüfungen ohne Beanstandungen durchgekommen ist, muss sich den neuerlichen Verschärfungen stellen. Dennoch gilt für die offene Ladenkasse: Nur wenn man das zeitaufwendige abendliche Auszählen und Schreiben des Kassenberichts täglich erledigt, kann man beruhigt sein, wenn der Prüfer tatsächlich vor der Tür steht.

Gut zu wissen
Um Probleme mit dem Prüfer zu vermeiden, empfiehlt sich es sich, sowohl einen täglichen Kassenbericht als auch ein Kassenzählprotokoll zu erstellen. Die dazu von Ecovis entwickelten Musterformulare können Sie hier herunterladen: www.ecovis.com/…

Hans Laimer, Steuerberater bei Ecovis in Landau